Benutzerhandbuch

Verwandeln Sie Rechnungen, Belege, Verträge, Lebensläufe und andere Geschäftsdokumente in saubere, prüfbare und exportfertige Daten. Bei Werten, die von einer Seite gelesen wurden, wird der Quellnachweis dahinter angezeigt.

Dieses Handbuch behandelt die Nutzung von DocSolved im Browser. Möchten Sie DocSolved aus Code heraus aufrufen? Siehe die API-Dokumentation.

Was DocSolved macht

Sie laden ein Dokument hoch, verarbeiten es über die API oder lassen ein Automatisierungstool einen E-Mail-Anhang an die API senden. DocSolved liest es, erkennt, um welche Art von Dokument es sich handelt, und extrahiert die wichtigen Felder: Rechnungsnummer, Summen, Positionen, Namen, Daten und so weiter. Jeder Wert ist:

• Geprüft: Bei typisierten Dokumenten wie Rechnungen werden Pflichtfelder, Summen und Daten validiert, und alles Zweifelhafte wird für Sie markiert. Wo ein Feld einen Konfidenzwert trägt (zum Beispiel ein Wert, der vom Ersatz-Parser gelesen wurde), wird er unter Nachweisdetails anzeigen angezeigt.
• Nachvollziehbar: Bei Scans und Fotos wird der Text, aus dem der Wert gelesen wurde, auf der Seite hervorgehoben; Werte aus strukturierten E-Rechnungen stammen direkt aus dem XML
• Bearbeitbar. Korrigieren oder ergänzen Sie alles vor dem Speichern oder Exportieren
• Exportierbar als JSON, CSV, Excel oder PDF und über einen sicheren Link teilbar

DocSolved prüft auch, was es gelesen hat. Wenn etwas nicht stimmt, fehlt oder auf zwei Arten gelesen werden kann, wird das Dokument mit Prüfung nötig markiert und zeigt Ihnen genau, was zu entscheiden ist. Wo die Funktion aktiviert ist, schlägt es außerdem vor, was ein Dokument von Ihnen verlangt, etwa eine Rechnung zum Fälligkeitsdatum zu bezahlen.

Unterstützte Uploads: PDF, XML-E-Rechnungen (wo aktiviert), PNG, JPG/JPEG, HEIC/HEIF, AVIF, TIFF, BMP, WEBP. Jede Datei darf bis zu 15 MB groß sein. Mehrseitige PDFs werden unterstützt; die KI liest für die Feldextraktion bis zu den ersten 5 Seiten jedes Dokuments. Bei einem längeren PDF wählen Sie, welche Seiten analysiert werden, oder teilen es in mehrere Dokumente auf.

Erste Schritte

Für die Analyse von Dokumenten ist ein kostenloses Konto nötig: Wählen Sie Anmelden oder Konto erstellen. Jedes neue Konto startet mit einem einmaligen Kontingent an kostenlosen Seiten. Ohne Konto können Sie auf den Demoseiten die Beispielergebnisse öffnen, um zu sehen, wie Extraktion und Prüfung funktionieren.

Nach der Anmeldung führen Sie die Seitennavigation und der obere Seitenbereich zu den Hauptbereichen:

Die Anzeige Verbleibende Seiten in der Navigation zeigt, wie viel von Ihrem Kontingent noch übrig ist. Ihr Kontomenü enthält Kontoeinstellungen, Abrechnung, Analyse-Dashboard, Lieferanten & Kunden, API-Schlüssel sowie die Einstellungen Sprache und Darstellung (System, Hell oder Dunkel).

Auf dem Smartphone bietet eine Tab-Leiste am unteren Bildschirmrand Start, Dokumente, Hinzufügen und Suchen. Auf einem schmalen Bildschirm zeigt die Prüfung jeweils eine Frage.

Wie ein Dokument verarbeitet wird

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   Empfangen oder hochladen

   Ziehen Sie eine Datei hinein oder nutzen Sie die API (zum Beispiel aus einer E-Mail-Automatisierung).

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   Lesen (OCR)

   Die Seite wird in Text und die Position jedes Wortes eingelesen (aus der eigenen Textebene des PDFs, sofern es eine hat, andernfalls per OCR), sodass Werte der Seite wieder zugeordnet werden können. Strukturierte E-Rechnungen überspringen diesen Schritt: Ihre Werte werden aus dem XML gelesen.

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   Klassifizieren

   DocSolved erkennt den Dokumenttyp mit einem Konfidenzwert sowie die Region. Sie können Typ und Region vor der Analyse festlegen und den Typ danach ändern, wenn Sie es besser wissen.

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   Extrahieren und prüfen

   Die KI füllt die Felder für diesen Typ aus, und DocSolved prüft sie: Pflichtfelder, Summen, Daten und Werte, die auf zwei Arten gelesen werden könnten.

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   Prüfen, genehmigen & exportieren

   Beantworten Sie, was DocSolved nicht klären konnte, schließen Sie die Prüfung ab, holen Sie die Genehmigung ein, wo Ihr Arbeitsbereich sie verlangt, und exportieren oder teilen Sie dann.

Im Modus Automatisch greift DocSolved, wenn die KI nicht verfügbar ist, auf Mustererkennung zurück, damit Sie trotzdem ein Ergebnis erhalten. Das Dokument wird mit Prüfung nötig markiert, mit dem Hinweis, dass die Werte aus einem Ersatz-Parser stammen, und die Extraktion zeigt Teilweise. Ein Lauf mit Benutzerdefinierter Extraktion oder Gespeicherter Vorlage kann nicht auf diese Weise zurückfallen und wird als Fehlgeschlagen markiert.

Dokumente hochladen

Öffnen Sie Dokumente hinzufügen, um zum Upload-Bereich zu gelangen. Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien darauf, wählen Sie Dateien durchsuchen oder auf einem Smartphone oder Tablet Kamera verwenden. Nichts wird analysiert, bevor Sie auf die Analyse-Schaltfläche drücken, sodass Sie zuerst die Einstellungen prüfen können.

Wählen Sie, wie das Dokument extrahiert wird

• Automatisch (findet die Felder für Sie): DocSolved erkennt den Typ. Sie können Dokumenttyp, Region und einen optionalen Name vor der Analyse selbst festlegen.
• Benutzerdefinierte Extraktion (Felder für dieses eine Dokument wählen): Beschreiben Sie mit eigenen Worten, was Sie brauchen, hängen Sie optional ein Beispiel an, drücken Sie Felder erstellen, passen Sie die Liste an und wählen Sie dann Mit diesen Feldern analysieren. Werte, die das Dokument nicht zeigt, bleiben leer. Diese Option erscheint nur, wenn die aktuelle KI-Konfiguration sie unterstützt.
• Gespeicherte Vorlage (gleiches Ergebnis für jedes Dokument): Wählen Sie eine Ihrer Vorlagen und drücken Sie Mit dieser Vorlage analysieren.

Vor der Analyse zeigt die Karte die geschätzten Kosten in Seiten und wie viele Seiten Sie noch haben. Dateien, die DocSolved nicht lesen kann, leere Dateien und Dateien über dem Größenlimit werden einzeln mit Begründung abgelehnt; die übrigen Dateien derselben Auswahl werden trotzdem verarbeitet. Wenn ein Foto unscharf ist oder Spiegelungen hat, erhalten Sie eine Warnung und können es erneut aufnehmen.

Ist eine Datei mit einer bereits in Ihren Dokumenten vorhandenen identisch, fragt DocSolved zuerst nach, bevor etwas berechnet wird: Gespeichertes Dokument öffnen oder Erneut analysieren. Wurden nur einige von mehreren Dateien schon einmal hochgeladen, können Sie auch Bereits hochgeladene überspringen wählen; wurden alle schon hochgeladen, können Sie abbrechen oder sie erneut analysieren.

Möchten Sie es zuerst ausprobieren? Wählen Sie unter dem Upload-Bereich Ein Beispieldokument testen, um ein fertiges Ergebnis für eine Rechnung, einen Beleg, eine Bestellung, einen Lieferschein oder eine E-Rechnung zu öffnen.

Lange PDFs: Auswählen, was analysiert wird

Nur die ersten 5 Seiten eines Dokuments werden analysiert. Ist ein PDF länger, zeigt die Karte drei Möglichkeiten:

• Erste 5 Seiten: Die Seiten 1 bis 5 werden als ein Dokument analysiert; der Rest wird nicht analysiert.
• PDF teilen…: das PDF in einzelne Dokumente zerlegen. Jedes Dokument wird weiterhin bis zu 5 Seiten analysiert; ein längeres wird, je nach Ihrer Wahl, teilweise gelesen oder übersprungen. Es öffnet sich ein Teilungs-Editor mit Seitenminiaturen, in dem Sie Teilungspunkte hinzufügen oder entfernen (Hier teilen, Teilung entfernen) oder Automatisch teilen verwenden (jede Seite oder alle paar Seiten, dann Anwenden) und anschließend Teilung bestätigen.
• Seiten auswählen: Geben Sie einen Seitenbereich von bis zu 5 Seiten ein, der als ein Dokument analysiert wird.

Bei einem kurzen PDF, das wie mehrere Dokumente aussieht, bietet DocSolved Als N Dokumente analysieren oder Als ein Dokument analysieren an, mit Teilung prüfen…, um die gefundenen Teilungspunkte zu kontrollieren. Teilungspunkte in einem Scan ohne Textebene lassen sich nicht erkennen; teilen Sie solche Dateien daher manuell.

Berechnet werden nur analysierte Seiten. Reichen Ihre verbleibenden Seiten nicht für die gesamte Teilung, sagt Ihnen die Karte, welche Dokumente analysiert werden und welche nicht. Das Kontingent schneidet nie ein Dokument ab: Eines, das nicht mehr hineinpasst, wird als Ganzes ausgelassen. (Das 5-Seiten-Limit ist davon getrennt: Es gilt für jedes einzelne Dokument.)

Viele Dateien auf einmal verarbeiten

Wählen Sie mehrere Dateien gleichzeitig aus (bis zu 20). Wenn es sich um Seiten eines Dokuments handelt, etwa mehrere Smartphone-Fotos, wählen Sie Zu einem Dokument zusammenführen (in Auswahlreihenfolge); andernfalls wählen Sie Einzeln analysieren. Der Typ, die Region, die Vorlage und der Name, die Sie festlegen, gelten für jede Datei.

Die Analyse läuft im Hintergrund. Lassen Sie die Seite geöffnet, bis der Upload abgeschlossen ist; danach können Sie weiterarbeiten oder die Seite schließen. Der Fortschritt erscheint unter In Bearbeitung auf der Upload-Seite und als Wird verarbeitet unter Dokumente. Bei mehreren Dateien zeigt ein Fortschrittsbereich jede Datei als Bereit, Prüfung nötig, Fehlgeschlagen oder Nicht hochgeladen und bietet nach Abschluss Die N prüfen, die Sie brauchen an.

Nicht hochgeladen bedeutet, dass die Datei nie die Analyse erreicht hat (zum Beispiel, weil sie abgelehnt wurde oder der Upload abgebrochen wurde). Sie wird getrennt von Fehlgeschlagen gezählt, und dafür wird nichts berechnet.

Der Schalter Stapelverarbeitung sendet, wo verfügbar, bis zu 20 Dateien (je 15 MB, insgesamt 50 MB) zur langsameren Verarbeitung, die bis zu 24 Stunden dauern kann. Es werden ausschließlich automatische Einstellungen verwendet: Ein gewählter Dokumenttyp, eine Region, ein Name, eine Vorlage oder benutzerdefinierte Felder werden nicht angewendet. Wenn der Stapel fertig ist, lädt ZIP exportieren alle Ergebnisse auf einmal herunter.

Smartphone-Fotos und Als PDF scannen

Fotos von Papierdokumenten werden vor dem Lesen automatisch begradigt und zugeschnitten, sofern DocSolved die Seitenränder finden kann. Mit Kamera verwenden wählen Sie Weitere Seite hinzufügen, um ein mehrseitiges Dokument zu fotografieren; die Fotos werden zu einem Dokument zusammengeführt.

Brauchen Sie nur ein sauberes PDF? Wählen Sie unter der Upload-Karte Als PDF scannen. Die Funktion begradigt und beschneidet Ihre Fotos, wo sie die Seitenränder finden kann, wendet die von Ihnen gewählte Verbesserung an (zum Beispiel Graustufen oder Schwarzweiß) und fasst sie zu einem PDF zusammen, das Sie mit PDF exportieren herunterladen. Als PDF scannen extrahiert keine Daten, speichert nichts in Ihren Dokumenten und verbraucht keine Seiten.

Strukturierte E-Rechnungen (XML)

DocSolved liest E-Rechnungen in KSeF FA(2) und FA(3), UBL 2.1 (einschließlich Peppol BIS und XRechnung) und CII (ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung). Laden Sie die .xml-Datei hoch (wo der E-Rechnungs-Reader aktiviert ist) oder ein Factur-X- oder ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Die Werte werden direkt aus den strukturierten Daten gelesen, ohne OCR und ohne KI-Raten, und das Ergebnis zeigt E-Rechnung. Exakte Daten. Eine eigenständige XML-Datei hat keine Seite zur Vorschau, daher gibt es keine Hervorhebungen auf einer Seite. Enthält ein PDF E-Rechnungsdaten, wird es daraus gelesen, und ein von Ihnen gewählter Typ oder eine gewählte Vorlage wird nicht angewendet. Ein XML-Upload kostet eine Seite; XML-Dateien können weder mit anderen Dateien zusammengeführt noch über den Schalter Stapelverarbeitung gesendet werden.

Vertrauen: Konfidenz & Belege

Wo ein Feld einen Konfidenzwert hat, ist dieser ein Signal zur Priorisierung, keine Prüfung durch eine Person. Strukturierte E-Rechnungen nutzen stattdessen einen eigenen Vertrauensstatus, weil Werte aus XML gelesen und nicht geraten werden. Ein Feld zu prüfen oder zu bestätigen ist ein eigener Schritt neben der Extraktion.

DocSolved zeigt, woher ein Wert stammt, und markiert, was es nicht bestätigen konnte.

Beleg. Wählen Sie ein Feld aus, und der Textausschnitt, aus dem es gelesen wurde, wird auf der Seite hervorgehoben, sofern er sich lokalisieren lässt. Das annotierte PDF zeigt dieselben Rahmen, wo sie verfügbar sind.

Hervorhebung der Quelle. Rahmen in der Vorschau sind als Zugeordneter Wert, Ausgewähltes Feld, Feld mit offenem Problem, Ungefähre Position oder Positionszeile markiert. Die Rahmen werden nicht nach Konfidenz eingefärbt. Hat ein Feld einen Konfidenzwert, sehen Sie ihn, indem Sie das Menü öffnen und Nachweisdetails anzeigen wählen.

Blasse graue Rahmen in der Vorschau markieren den gesamten von DocSolved erkannten Text, damit Sie sehen können, welcher Text gelesen wurde, und nicht nur, welche Felder zugeordnet wurden.

Die Zusammenfassung oben in einem Ergebnis sagt Ihnen, wie weit Sie sich darauf verlassen können: Extraktion ist Abgeschlossen, Teilweise (zum Beispiel wurden nur die ersten 5 Seiten eines längeren PDFs gelesen) oder Fehlgeschlagen, Automatische Prüfungen zeigt Bestanden, die Anzahl der Probleme, Wie gedruckt übernommen (eine Abweichung, die Sie akzeptiert haben) oder Nicht zutreffend (Dokumenttypen, bei denen keine Prüfungen laufen), Prüfung durch eine Person zeigt, ob eine Person die Prüfung noch abschließen muss, und Fehlende Angaben listet erwartete Werte auf, die nicht gefunden wurden. Wenn nur ein Teil eines PDFs analysiert wurde, weist ein Banner Unvollständige Analyse darauf hin, und eine prüfende Person kann Teilanalyse akzeptieren wählen.

Unterstützte Dokumenttypen

DocSolved erkennt den Typ automatisch, oder Sie wählen vor der Analyse einen aus. Typisierte Dokumente haben einen festgelegten Feldsatz. Liest die KI das Dokument, wird jedes Feld dieses Typs zurückgegeben, und ein Wert, den sie nicht finden konnte, bleibt leer (er ist unter Nicht gefunden aufgeführt, und ein fehlendes Schlüsselfeld wird markiert). Ist die KI nicht verfügbar und greift DocSolved auf Mustererkennung zurück, erscheint ein Feld nur, wenn ein Wert gefunden wurde; selbst ein Schlüsselfeld wie die Positionen kann daher ganz fehlen, und Sie können es bei der Prüfung ergänzen. Exporte lassen leere Felder weg. Allgemeine Dokumente haben keine feste Form, daher liefert DocSolved alle beschrifteten Felder, die es findet.

Vor der Analyse bietet die Liste Dokumenttyp Automatisch erkennen, Rechnung, Bestellung, Lieferschein, Beleg, Gutschrift, Lastschrift, Proformarechnung, Versorgungsrechnung und Zahlungsavis an. Die anderen Typen werden automatisch erkannt. Nach der Analyse können Sie den Typ eines gespeicherten Dokuments über Dokumenttyp ändern im Ergebnismenü ändern; es wird nichts erneut hochgeladen und keine neue Analyse gestartet.

Legende unten: Schlüsselfelder werden zuerst geprüft und markiert, wenn sie fehlen. Außerdem erfasste Felder werden ausgefüllt, wenn sie im Dokument stehen.

Regionale Varianten

Derselbe Dokumenttyp kann je nach Land oder Region unterschiedliche Angaben enthalten. Wählen Sie vor der Analyse einen Dokumenttyp und dann eine Region (Automatisch, EU (USt.), USA (Sales Tax) oder Indien (GST)), und DocSolved ergänzt die passenden Felder. Die Region gilt nur, wenn Sie einen bestimmten Dokumenttyp wählen; bei Automatisch erkennen oder beim Schalter Stapelverarbeitung ist die Regionsliste nicht verfügbar. DocSolved erkennt die Region für seine eigenen Prüfungen weiterhin anhand von Steuernummern, Währung und Wortlaut, aber das fügt keine zusätzlichen Felder hinzu.

Die Regionsliste bietet EU, USA und Indien. Wenn Sie eine Region wählen, die für den gewählten Typ keine Variante hat, wird einfach der Basistyp verwendet; das ist nie ein Fehler.

Eigenen Typ erstellen (benutzerdefinierte Vorlagen)

Haben Sie ein Dokument, das DocSolved nicht standardmäßig abbildet (einen Laborbericht, ein internes Formular, einen bestimmten Vertrag)? Öffnen Sie Vorlagen und erstellen Sie einen benutzerdefinierten Typ mit genau den Feldern, die Sie brauchen, und wählen Sie beim Analysieren Gespeicherte Vorlage. Sie können auch von einem Ergebnis ausgehen, mit Als Vorlage speichern in dessen Menü. Für einen einmaligen Feldsatz ohne gespeicherte Vorlage nutzen Sie beim Hochladen Benutzerdefinierte Extraktion.

• Feldtypen: Text, Zahl, Betrag, Datum, Ja/Nein, Organisation, Person, Kennung, Liste, Tabelle (mit eigenen Spalten)
• Prüfpriorität: Markieren Sie jedes Feld als Kritisch, Empfohlen oder Optional, damit die Vollständigkeitsprüfung weiß, was wichtig ist (fehlende kritische und empfohlene Felder werden markiert)
• Um mit einem eingebauten Typ zu beginnen, wählen Sie Mit einem Dokumenttyp beginnen: Seine Felder werden als Ausgangspunkt in den Editor kopiert, und Sie können sie ändern, entfernen oder ergänzen. Das Bearbeiten einer gespeicherten Vorlage erzeugt eine neue Version.
• Persönlich oder Arbeitsbereich: Eine Vorlage gehört entweder nur Ihnen (markiert als Persönlich) oder einem Arbeitsbereich. In einem Arbeitsbereich kann jedes Mitglied eine erstellen, und die Person, die sie erstellt hat (oder ein Admin des Arbeitsbereichs), kann sie bearbeiten.

Sprachen

Die Oberfläche von DocSolved ist auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Polnisch und Italienisch verfügbar. Dokumente in vielen anderen Sprachen werden ebenfalls gelesen, und Feldbezeichnungen wie Rechnung, Faktura und Facture werden verstanden. Wechseln Sie die Oberflächensprache über das Sprachmenü; Ihre Auswahl wird gespeichert.

Start

Start ist der Ausgangspunkt für jeden Tag. Der erste Teil zeigt, was Sie erledigen müssen, und sagt Nichts erfordert Ihre Aufmerksamkeit, wenn nichts ansteht.

• Braucht Ihre Aufmerksamkeit hat zwei Teile. Zu prüfende Dokumente zählt Dokumente, deren extrahierte Daten Ihre Verifizierung brauchen; Alle N prüfen startet eine Prüfsitzung durch diese Dokumente, und Liste ansehen öffnet sie unter Dokumente. Zu erledigen listet auf, was Ihre Dokumente von Ihnen verlangen und was bald fällig, überfällig oder noch zu bestätigen ist; Start zeigt die ersten paar, und Alle N zu erledigenden Punkte anzeigen öffnet die vollständige Liste.
• Demnächst listet die nächsten Termine auf (bis zu fünf aus den nächsten 30 Tagen), mit Weitere in den nächsten 90 Tagen anzeigen für den Rest.
• Zuletzt hinzugefügt zeigt Ihre sechs neuesten Dokumente, Ihre eigenen und die Ihrer Arbeitsbereiche, mit Filtern für Typ und Arbeitsbereich sowie Alle Dokumente anzeigen.
• Zuletzt geteilt erscheint, solange Sie aktive Freigabelinks haben.
• Während Dokumente verarbeitet werden, zeigt eine Fortschrittszeile, wie viele fertig oder fehlgeschlagen sind, mit Fortschritt ansehen.

Alle N zu erledigenden Punkte anzeigen öffnet die vollständige Liste der zu erledigenden Punkte. Siehe Aufgaben & Termine.

Ergebnisse prüfen & korrigieren

Öffnen Sie ein Dokument, um seine Werte neben der Seite zu sehen, aus der sie stammen. Wenn das Dokument eine Prüfung braucht, sagt der obere Teil des Ergebnisses, wie viele Probleme noch offen sind, und N Probleme prüfen führt Sie zum ersten. Jedes Problem erklärt, was DocSolved gefunden hat, und bietet die passenden Antworten direkt im Eintrag an:

Sie können auch Feld für Feld arbeiten:

• Jeden Wert direkt bearbeiten, solange die Prüfung offen ist: klicken, tippen, fertig
• Bestätigen Sie ein Feld, um es als geprüft zu markieren
• Ein fehlendes Feld hinzufügen, das die KI nicht gefunden hat
• Positions-Editor für Dokumente mit einer Positionstabelle (Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Belege und Ähnliches): Zeilen in einer Tabelle hinzufügen, entfernen und bearbeiten
• Klicken Sie auf ein Feld, um zum Quelltext auf der Seite zu springen und ihn hervorzuheben
• Extrahierten Wert wiederherstellen stellt wieder her, was aus dem Dokument gelesen wurde, falls Sie es sich anders überlegen
• Ihre Änderungen werden gespeichert, exportiert und geteilt. Nicht die rohe KI-Ausgabe

Probleme nacheinander durchgehen

Wenn ein Ergebnis offene Probleme hat, zeigt ein Hinweis über dem Dokument Problem 1 von N mit einer kurzen Beschreibung des Problems.

• Nächstes Problem (oder Problem anzeigen, wenn nur noch eines übrig ist) öffnet das Problem und markiert das Feld auf der Seite.
• Problem überspringen direkt am offenen Problem fährt fort, ohne den Wert zu ändern. Das Problem bleibt offen, sodass Sie später darauf zurückkommen können.
• Ausblenden klappt den Hinweis zu einer kleinen Blase zusammen, die die Anzahl anzeigt. Wählen Sie die Blase aus, um sie wieder zu öffnen.
• Bei der Prüfung mehrerer Dokumente erfasst Vorerst überspringen eine Auslassung: Das Dokument muss weiterhin geprüft werden und bleibt in der Liste.

Die Prüfung abschließen

Wenn nichts mehr zu beantworten ist, schließen Sie mit der Hauptschaltfläche ab. Bei Ihren eigenen Dokumenten und in Arbeitsbereichen, die keine Genehmigung verlangen, lautet sie Extrahierte Daten übernehmen; in einem Arbeitsbereich, der eine Genehmigung verlangt, lautet sie Prüfung abschließen, und nachdem Änderungen angefordert wurden, lautet sie Beheben & Prüfung abschließen. Mit dem Abschluss werden Ihr Name und die Uhrzeit festgehalten, die infrage kommenden Werte bestätigt und die Felder gesperrt. Sie können die Prüfung später mit Prüfung wieder öffnen erneut öffnen, wenn sich etwas ändern muss.

Mehrere Dokumente nacheinander prüfen

Um eine Reihe von Dokumenten nacheinander durchzugehen, starten Sie eine Prüfsitzung über ein Bedienelement, das die Menge benennt: Alle N prüfen auf Start, Die N zu prüfenden Dokumente prüfen unter Dokumente oder Die N prüfen, die Sie brauchen nach einem Upload mehrerer Dateien. Wenn Sie eine einzelne Zeile oder einen einzelnen Link öffnen, wird nur dieses Dokument geöffnet.

• Die Sitzungsleiste zeigt Dokument i von N, eine Liste, die Sie filtern können (zum Beispiel nach Vorerst übersprungen), und ‹ Zurück.
• Solange ein Dokument noch geprüft werden muss, lautet die Schaltfläche „Weiter“ Vorerst überspringen: Das Dokument bleibt auf Prüfung nötig und wird als übersprungen aufgeführt. Sobald ein Dokument erledigt ist, lautet sie Nächstes Dokument, beim letzten Prüfung abschließen.
• Die Zusammenfassung am Ende gruppiert die Dokumente (müssen noch geprüft werden, von Ihnen geprüft, Prüfung bereits anderswo abgeschlossen und so weiter) und bietet Die verbleibenden N prüfen an.
• Eine Sitzung gehört zu dem Browser-Tab, in dem sie gestartet wurde. Wenn Sie sie verlassen, zeigt Dokumente Fortsetzen und Prüfung beenden.

Fragen dazu, ob ein Dokument eine Kopie oder eine neuere Version eines anderen ist, zählen nicht als Prüfung.

Prüfungen, Vorschläge & Wie gedruckt übernehmen

DocSolved markiert ein Dokument, wenn das Gelesene unvollständig, unsicher oder widersprüchlich ist.

Ein Lesefehler oder ein Fehler im Dokument?

Eine fehlgeschlagene Prüfung hat eine von drei Ursachen, und sie werden unterschiedlich behoben:

• Der Wert wurde falsch gelesen (zum Beispiel 1.190 statt 1190). Korrigieren Sie den Wert oder übernehmen Sie einen vorgeschlagenen Lesewert. Die Seite selbst bleibt die Referenz.
• Das Dokument selbst ist widersprüchlich (zum Beispiel stimmen seine eigenen Summen nicht überein). DocSolved schreibt niemals einen gedruckten Wert um, damit die Rechnung aufgeht, daher wird nichts vorgeschlagen. Wählen Sie Wie gedruckt übernehmen: Die Werte bleiben wie gedruckt, die Prüfung blockiert das Dokument nicht mehr, und die Abweichung bleibt auf dem Dokument und in seinem Verlauf sichtbar.
• Die Prüfung trifft auf dieses Dokument nicht zu (z. B. hat eine Rechnung ohne MwSt. keinen MwSt.-Betrag zum Vergleich). Markieren Sie diesen Wert als nicht zutreffend (bei einem fehlenden MwSt.-Betrag lauten die Schaltflächen Als nicht zutreffend bestätigen oder Reverse-Charge bestätigen): Die Prüfung gilt dann nicht mehr als fehlgeschlagen, und Ihre Entscheidung wird im Verlauf des Dokuments festgehalten.

DocSolved rät nie bei einer wirklich mehrdeutigen Lesart. Es wandelt einen Wert nur dann selbst um, wenn es genau eine mögliche Lesart gibt, und fragt andernfalls Sie, mit Ausnahme der unten beschriebenen automatischen Korrekturen, bei denen die Seite den korrigierten Wert gedruckt zeigen muss.

Empfohlene Lesarten und automatische Korrekturen

Bei manchen Beträgen und Daten kann der gedruckte Wert auf mehr als eine Weise gelesen werden: ein Dezimaltrennzeichen, das ein Tausendertrennzeichen sein könnte, oder ein Tag und ein Monat, die vertauscht sein könnten. Wo Vorschläge für diese Art von Wert aktiviert sind, arbeitet DocSolved in drei Schritten:

1. Prüfen. Der Wert wird mit der Seite und den übrigen Zahlen des Dokuments verglichen.
2. Vorschlagen. Wenn die Seite klärt, welche Lesart gemeint ist, wird diese Lesart mit Vorgeschlagen markiert. Feste Regeln werden zuerst angewendet; bei manchen Werten kann stattdessen eine KI-Lesart vorgeschlagen werden. In jedem Fall wird ein Vorschlag erst angezeigt, nachdem er die Unabhängige Prüfung bestanden hat: Er ist eine Lesart des gedruckten Wertes, die Seite bestätigt ihn, und er verursacht in den Prüfungen kein neues Problem.
3. Sie entscheiden. Wenn nichts diese Prüfung besteht, wird nichts vorgeschlagen. Warum es keinen Vorschlag gibt erklärt den Grund, und Sie wählen die Lesart selbst aus.

Öffnen Sie So wurde geprüft, um zu sehen, was die Seite zeigt, was gelesen wurde und warum der Vorschlag bestanden hat. Danach können Sie:

• Wählen Sie die Lesart Vorgeschlagen aus, um sie zu bestätigen.
• Wählen Sie eine andere Lesart oder geben Sie einen Wert ein, um das Feld selbst zu korrigieren.
• Vorschlag verwerfen, um ihn zu verwerfen und selbst zu entscheiden.
• Rückgängig bei einem akzeptierten Vorschlag stellt den vorherigen Wert wieder her und öffnet das Problem erneut. Es wird angeboten, bis das Dokument erneut geändert oder die Prüfung abgeschlossen wird.

Ein Vorschlag gehört zu der Version des Dokuments, für die er erstellt wurde. Wird das Dokument vorher geändert, gilt der Vorschlag nicht mehr, und Sie wählen die Lesart selbst aus.

Nichts vorgeschlagen: Wenn keine Lesart die Prüfung besteht, wenn das Feld eines ist, das nie anhand eines Vorschlags geändert wird (etwa Lieferantenidentität, Steuernummern oder Bankdaten), oder wenn sich das Dokument inzwischen geändert hat, bleibt der Eintrag bei Ihnen und sagt, warum.

Eine automatische Korrektur wird im Prüfverlauf als von DocSolved (automatische Reparatur) vorgenommen festgehalten.

Wo Vorschläge nicht verfügbar sind, wartet jeder Eintrag einfach auf Ihre Antwort.

Wie gedruckt übernehmen

DocSolved schreibt Werte nicht um, damit Summen stimmen. Wenn die auf einer Rechnung gedruckten Beträge nicht stimmen, behält es die im Originaldokument gezeigten Werte bei und markiert die Unstimmigkeit.

Wenn die Werte stimmen und die Abweichung echt ist, wählen Sie beim Summeneintrag Wie gedruckt übernehmen. Wählen Sie den Grund: Das Dokument selbst stimmt nicht (zum Beispiel ein Fehler des Lieferanten) oder Die Werte sind korrekt; diese Prüfung passt nicht zum Dokument (zum Beispiel Rabatt- oder Gebührenzeilen), und fügen Sie optional eine Notiz hinzu. Es wird nichts neu berechnet; Ihre Entscheidung wird am Dokument und in dessen Prüfverlauf festgehalten, und das Dokument kann Bereit werden. Sie können sie rückgängig machen, bis die Prüfung abgeschlossen ist.

Dokumente finden und organisieren

Dokumente listet alles auf, was Sie gespeichert haben, und alles, was in Ihren Arbeitsbereichen mit Ihnen geteilt wurde.

• Status-Tabs: Alle, Prüfung nötig, Bereit und Fehlgeschlagen.
• Nach Name, Nummer oder Text filtern engt die Liste ein; das Suchfeld oben in der App durchsucht alle Ihre Dokumente und deren Inhalte. Wenn nicht jedes Wort gefunden wird, sehen Sie die nächstbesten Treffer.
• Filter: Prüfstatus, Genehmigungsstatus, Aufmerksamkeit (Extraktionsprobleme, mögliche Duplikate), Typ, Arbeitsbereich, Ordner, Tag, Versionen, Hinzufügedatum und Betrag. Speichern Sie eine häufig genutzte Kombination als gespeicherte Ansicht und sortieren Sie nach Neueste zuerst oder nach Unsicherste zuerst.
• Schnellvorschau: Auf einem breiten Bildschirm (1200 Pixel oder mehr) zeigt die Auswahl einer Zeile das Dokument neben der Liste in der Vorschau, mit Öffnen für die Vollansicht (und Prüfen für ein Dokument, das geprüft werden muss).
• Zeilenaktionen: Teilen, Exportieren und, wo es der nächste Schritt ist, Extrahierte Daten übernehmen. Das ⋯-Menü ergänzt die Schritte für Prüfung und Genehmigung, Verwandte Dokumente finden (für Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine und Packzettel), Duplikate anzeigen, Umbenennen, Anheften, In Arbeitsbereich verschieben oder Privat machen und Löschen.
• Auswählen Sie mehrere Zeilen, um sie gemeinsam zu teilen, zu exportieren, in einem Ordner abzulegen, mit Tags zu versehen, einem Vorgang hinzuzufügen, in einen Arbeitsbereich zu verschieben oder zu löschen. Ordner und Tags dienen nur Ihrer eigenen Ablage; sie ändern nie, wer ein Dokument sehen kann.

Duplikate und Versionen. Wenn ein Dokument denselben Typ, Lieferanten, dieselbe Nummer, Summe und dasselbe Datum hat wie ein früher gespeichertes, wird das spätere mit Mögliches Duplikat markiert, und Duplikate anzeigen listet die Kopien auf. Wenn eine neuere Version ein Dokument ersetzt, steht beim alten Durch eine neuere Version ersetzt, und es wird aus der Liste ausgeblendet, sofern Sie ersetzte Versionen nicht einbeziehen.

Lieferanten & Kunden (Kontomenü) listet die aus Ihren Dokumenten bestätigten Verkäufer und Käufer auf. Sie können sie bearbeiten, zusammenführen und archivieren. DocSolved merkt sich außerdem die Bankdaten, die es für jeden Lieferanten liest, und markiert eine neue Rechnung, deren Konto von einem bereits gesehenen abweicht; einen gemerkten Eintrag können Sie auf derselben Seite entfernen. Das Analyse-Dashboard fasst Ihre gespeicherten Dokumente in Kacheln und einem Berichtsersteller zusammen.

Arbeitsbereiche, Rollen & Genehmigung

Ein Arbeitsbereich lässt ein Team Dokumente, Vorlagen und Vorgänge teilen. Verschieben Sie ein Dokument in einen Arbeitsbereich (In Arbeitsbereich verschieben…), um es mit dessen Mitgliedern zu teilen, oder wählen Sie Privat machen, um es zurückzuholen. Die Abrechnung bleibt persönlich: Jedes Mitglied nutzt sein eigenes Seiten- und Speicherkontingent.

Ihre eigenen (privaten) Dokumente haben keinen Genehmigungsschritt: Sie schließen die Prüfung ab, und das war es. Ein Admin des Arbeitsbereichs kann in den Arbeitsbereichseinstellungen Genehmigung für Dokumente in diesem Arbeitsbereich erforderlich aktivieren. Dann schließt eine prüfende Person die Prüfung ab und wählt Zur Genehmigung einreichen, und ein Admin wählt Dokument genehmigen, Änderungen anfordern (mit Kommentar) oder Ablehnen (mit Begründung). Angeforderte Änderungen gehen als Angeforderte Änderungen beheben an die prüfende Person zurück. Der Genehmigungsverlauf des Dokuments hält jeden Schritt fest.

Die Genehmigung ist ein eigener Zustand neben Extraktion und Prüfung: Ein genehmigtes Dokument ist eines, das eine Person freigegeben hat. Integrationen sollten Buchungen in der Buchhaltung ab der Genehmigung auslösen, nicht ab der Extraktion.

Aufgaben & Termine

Wo Aktionsvorschläge aktiviert sind, liest DocSolved den Text Ihrer gespeicherten Dokumente darauf, was sie von Ihnen verlangen, etwa einen Betrag zu bezahlen, zu verlängern, vor einer Frist zu kündigen, zu antworten oder zu unterschreiben, sowie auf die wichtigen Termine, die sie nennen. Jeder Vorschlag beruht auf einem zitierten Satz aus dem Dokument. Öffnen Sie auf der Dokumentseite Was dieses Dokument von Ihnen verlangt, um sie zu sehen; die wichtigen erscheinen auch auf Start.

Vorschläge sind keine Aufgaben, bis Sie es sagen. Auf Start ist ein Vorschlag mit Von DocSolved vorgeschlagen markiert. Für jeden Eintrag können Sie:

• Als Aufgabe bestätigen (im ⋯-Menü), um ihn zu einer Ihrer Aufgaben zu machen; Aus Aufgaben entfernen nimmt ihn zurück
• Als erledigt markieren (oder Als bezahlt markieren bei einer Zahlung) oder Verwerfen; Rückgängig setzt einen erledigten oder verworfenen Eintrag wieder auf vorgeschlagen
• Im Dokument anzeigen, um den Satz zu sehen, aus dem er stammt
• Datum festlegen oder Datum ändern, um das Datum selbst einzugeben (angeboten, wenn das Dokument kein genaues Datum nennt oder wenn das Datum veraltet sein könnte)
• Zum Kalender hinzufügen, um eine Kalenderdatei (.ics) mit einer Erinnerung am Vortag herunterzuladen

Mit Optional markierte Einträge werden vom Dokument angeboten oder empfohlen, sind aber nicht erforderlich.

Wie Termine berechnet werden

Ein Datum gilt nur dann als genau, wenn es gedruckt steht oder in Tagen oder Wochen ab einem im Dokument gedruckten Datum gezählt wird. Genaue Termine zeigen, wie weit sie entfernt sind (zum Beispiel in 3 Tagen oder 2 Tage überfällig). Wenn sich eine Frist nicht auf einen Kalendertag festlegen lässt, etwa 14 Werktage ab Erhalt, zeigt DocSolved die eigenen Worte des Dokuments und erklärt, warum es kein genaues Datum gibt. Wenn ein gedrucktes Datum auf zwei Arten gelesen werden kann, werden Sie gefragt: Welches Datum?, und der Eintrag gilt nie als überfällig, bis Sie wählen.

Wenn Sie einen Wert korrigieren, ab dem ein Datum gezählt wurde, etwa das Rechnungsdatum, wird das Datum mit Datum ist möglicherweise veraltet – bitte prüfen markiert. Es ändert sich nichts, bis Sie das richtige Datum wählen. Ein von Ihnen festgelegtes Datum wird als von Ihnen festgelegtes Datum angezeigt und nie als veraltet markiert; löschen Sie es, um zur Lesart des Dokuments zurückzukehren.

Zum Kalender hinzufügen ist nur für eine bestätigte Aufgabe mit einem genauen, nicht veralteten Datum verfügbar.

Kopien und ersetzte Versionen wiederholen keine zu erledigenden Punkte: Sie werden beim Original oder bei der neuesten Version angezeigt.

Verwandte Dokumente & Vorgänge

Verwandte Dokumente finden

Bei einer Rechnung, Bestellung oder einem Lieferschein durchsucht Verwandte Dokumente finden (⋯-Menü) Ihre Dokumente nach deren Gegenstücken, zum Beispiel anhand der Bestellreferenz oder des Lieferanten. Jeder Treffer zeigt, warum er verknüpft wurde, und eine Übereinstimmungsstufe (Hohe Übereinstimmung, Mittlere Übereinstimmung oder Geringe Übereinstimmung) und listet Unterschiede auf, etwa abweichende Summen, Währungen oder fehlende Positionen. Wenn eine Rechnung sowohl zu einer Bestellung als auch zu einem Lieferschein passt, wird eine Dreifach-Abgleich-Zusammenfassung angezeigt. Treffer sind Vorschläge, die Sie prüfen sollen, keine bestätigten Beziehungen.

Vorgänge

Ein Vorgang gruppiert eine Bestellung mit ihren Lieferungen, Rechnungen und Gutschriften, sodass Sie bestätigen können, wie sie zusammenhängen, und sie als ein Paket exportieren können.

1. Öffnen Sie Vorgänge und wählen Sie Neuer Vorgang, oder wählen Sie unter Dokumente Dokumente aus und dann Zum Vorgang hinzufügen.
2. Legen Sie fest, wer ihn sehen kann: Nur ich oder ein Team. Ein Team-Vorgang kann nur Dokumente enthalten, die mit diesem Team geteilt wurden.
3. Fügen Sie Dokumente hinzu. Wenn Sie die Checkliste Bestellung, Lieferung, Rechnung, Gutschrift gewählt haben, zeigt sie, welche von Bestellung, Lieferung und Rechnung vorhanden sind; eine Gutschrift ist optional.
4. Wählen Sie Verknüpfungen prüfen. DocSolved schlägt Verknüpfungen nur anhand von auf den Dokumenten gedruckten Referenzen vor, etwa einer Bestellnummer. Jede Verknüpfung ist Zu bestätigen, bis Sie Bestätigen oder Ablehnen wählen. Mit Zwei Dokumente verknüpfen fügen Sie selbst eine Verknüpfung hinzu.
5. Folgen Sie den Hinweisen Nächster Schritt und Was zu klären ist, bis der Vorgang vollständig ist, und laden Sie dann mit Paket exportieren ein ZIP mit einem Manifest herunter, das alles noch Ungeklärte auflistet.

Die Zusammenfassung Gesamt vergleicht bestellte, fakturierte und gutgeschriebene Beträge je Währung; Dokumente in verschiedenen Währungen werden nicht addiert. Wenn sich ein Dokument ändert oder ersetzt wird, nachdem Sie eine Verknüpfung bestätigt haben, zeigt die Verknüpfung Erneut prüfen. Eine Bestätigung der Verknüpfung beseitigt keine Unterschiede zwischen den Dokumenten. Der Tab Graph zeigt dieselben Verknüpfungen. Der Tab Zeitachse zeigt die auf den Dokumenten gedruckten Daten und wann etwas in DocSolved geschah, etwa Uploads, Prüfungen und Verknüpfungsentscheidungen.

Exportieren

Wählen Sie Exportieren bei einem Ergebnis oder in einer Zeile unter Dokumente. Der Exportdialog gruppiert die Formate; ein Format, das für das Dokument nicht zutrifft, wird entweder ausgeblendet oder ausgegraut mit der Begründung angezeigt.

Exporte, die Sie herunterladen, enthalten Ihre Korrekturen und übernommenen Vorschläge, nicht die ursprünglich erkannten Werte. Eine Ausnahme ist das Annotierte PDF: Es ist ein Protokoll der Analyse und wird nie neu gezeichnet. Ein Freigabelink liefert die Momentaufnahme, die beim Erstellen des Links angelegt wurde.

Die Zusammenfassung in einem Satz wird bei der Analyse des Dokuments geschrieben und nicht neu verfasst, wenn Sie einen Wert korrigieren oder leeren. Nach einer Korrektur geben die Anzeige sowie die Exporte als JSON, Tabelle (XLSX) und PDF an, dass die Zusammenfassung vor der Korrektur geschrieben wurde; die Felder sind immer aktuell.

Es gibt zwei verschiedene ZIP-Downloads. Nach einem Batch-Upload lädt ZIP exportieren auf dem Batch jedes fertige Dokument als eigene JSON-Datei herunter, genau wie beim einzelnen JSON-Export. Dateien mit gleichem Namen werden nummeriert, zum Beispiel invoice.pdf (2).json. Die enthaltene manifest.json führt jedes Dokument auf; eines, das nicht exportiert werden konnte, ist dort mit dem Fehler export_failed aufgeführt, statt weggelassen zu werden.

Um mehrere gespeicherte Dokumente zu exportieren, wählen Sie sie unter Dokumente aus und wählen Sie Exportieren, dann ein Format. Sie erhalten ein ZIP mit einer Datei pro Dokument und einer _export-manifest.json, die jedes ausgewählte Dokument als exportiert, nicht verfügbar oder fehlgeschlagen auflistet. Wenn einige nicht exportiert werden konnten, nennt eine Warnung die Anzahl, und das ZIP heißt (zum Beispiel) docai-export-partial-2-of-3.zip statt eines gewöhnlichen Namens. Wenn keines exportiert werden konnte, wird nichts heruntergeladen, und Ihnen wird gesagt, warum.

Daten und Beträge in Tabellen und Buchhaltungsdateien verwenden ein einheitliches Standardformat. Der Export hängt nicht von Prüfung oder Genehmigung ab, daher prüfen Sie den Status des Dokuments, bevor Sie sich auf einen Export verlassen.

Sicher teilen

Müssen Sie ein Ergebnis an eine Kollegin, einen Kunden oder eine Prüferin senden? Wählen Sie bei einem gespeicherten Dokument Teilen. Der Dialog hat vier Schritte:

1. Einstellungen: eine optionale Bezeichnung, Öffentlicher Link oder Nur Team (für Dokumente in einem Arbeitsbereich), das Ablaufdatum (1, 7, 30 oder 90 Tage), ob Empfänger Exporte herunterladen dürfen, ob eine geschwärzte Kopie des PDFs beigefügt wird und ob Ihr Name angezeigt wird (Ihr Kontoname, nicht Ihre E-Mail-Adresse).
2. Felder: Wählen Sie pro Feld, ob es vollständig, maskiert oder ausgeblendet angezeigt wird. DocSolved durchsucht die Felder zuerst nach sensiblen Daten wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bankkonten, Steuer- und nationalen Kennnummern, Geburtsdaten, Namen und Adressen und maskiert oder blendet die besonders sensiblen Werte aus, die es findet. Wenn die Suche nicht ausgeführt werden kann, beginnt jedes Feld ausgeblendet, ebenso jedes Feld eines Ergebnisses mit benutzerdefinierter Extraktion.
3. Prüfen: Kontrollieren Sie die Zusammenfassung und, bei einer geschwärzten Kopie, die seitenweise Vorschau. Ziehen Sie auf einer Seite, um zusätzliche Bereiche zu schwärzen. Bestätigen Sie, dass Sie geprüft haben, was geteilt wird, und wählen Sie dann Link erstellen.
4. Fertig: Kopieren Sie den Link, senden Sie ihn per E-Mail oder wählen Sie Ansehen, was der Empfänger sieht.

• Widerrufen. Sie können einen Link jederzeit widerrufen, aber eine bereits heruntergeladene Kopie lässt sich nicht zurückrufen.
• Geschwärzte Kopie (sichere Kopie, Beta). Jeder Wert, der nicht vollständig geteilt wird, wird geschwärzt, und QR-Codes und Barcodes immer. Bevor der Link erstellt wird, liest DocSolved die Kopie zurück und prüft sie; wenn ein ausgeblendeter Wert noch lesbar ist, wird kein Link erstellt. Es werden nur Felder abgedeckt, die DocSolved erfasst hat; sensibler Text an anderer Stelle der Seite (Fußzeilen, Stempel, Freitext) kann sichtbar bleiben, prüfen Sie daher die Vorschau vor dem Teilen. Wenn die Prüfung fehlschlägt, wird nichts geteilt; Sie können die markierten Bereiche abdecken, das Feld ausblenden, erneut prüfen oder den Link ohne das geschwärzte PDF erstellen. Eine geschwärzte Kopie setzt voraus, dass die Originaldatei mit dem Dokument gespeichert ist und dass für jedes Feld, das Sie schwärzen oder ausblenden, eine erkannte Position auf der Seite vorliegt; ein Feld ohne Position muss vollständig angezeigt bleiben, sonst kann die geschwärzte Kopie nicht erstellt werden.
• Nur-Team-Links öffnen sich nur für angemeldete Mitglieder des Arbeitsbereichs, ohne öffentliches Token.
• Mehrere Dokumente: Wählen Sie unter Dokumente bis zu 40 Zeilen aus und wählen Sie Teilen für einen Link mit deren Werten (standardmäßig maskiert; Dateinamen und Zusammenfassungen bleiben außerhalb des Links). Ein geschwärztes PDF ist nur beim Teilen eines einzelnen Dokuments verfügbar.
• Links verwalten: Das Dokument listet seine Links als Aktiv, Widerrufen oder Abgelaufen auf, mit Aufrufen und Widerrufen. Der Link selbst wird nur beim Erstellen angezeigt, daher funktionieren Öffnen und Link kopieren nur im selben Browser-Tab.

Die Filterung der Felder erfolgt auf dem Server, wenn der Link erstellt wird: Der Link enthält nur die von Ihnen gewählten Felder, und Empfänger erhalten Inhalte aus dieser Momentaufnahme.

Ein Link zeigt eine Momentaufnahme des Dokuments, so wie es bei seiner Erstellung war. Wenn Sie einen Wert später korrigieren, ändern sich bestehende Links nicht: Sie zeigen weiterhin die frühere Version, und der Link in Ihrer Liste zeigt an, dass sich das Dokument geändert hat. Um die korrigierte Version zu teilen, widerrufen Sie den Link und erstellen Sie einen neuen. Ein nach einer Korrektur erstellter Link zeigt die korrigierten Werte; enthält er die Zusammenfassung, weist ein Hinweis daneben darauf hin, dass der Satz vor der Korrektur geschrieben wurde.

Neuigkeiten und Changelog

Neuigkeiten in der Navigation listet Produktänderungen auf, die Sie nutzen können, die neuesten zuerst. Es zeigt veröffentlichte Updates, die für Ihr Konto relevant sind (zum Beispiel Ihr Tarif, Ihre Rolle im Arbeitsbereich oder Ihre Region) und in der von Ihnen genutzten Version von DocSolved verfügbar sind. Ein Punkt markiert Updates, die Sie noch nicht gesehen haben; ein Update gilt als gesehen, sobald es Ihnen angezeigt wurde, und Alle als gelesen markieren setzt alle zurück.

• Jedes Update hat eine Kategorie (Neu, Verbessert, Behoben, Aktion erforderlich, Veraltet oder Bekanntes Problem), ein Datum und manchmal eine Schaltfläche, die Sie zur Funktion führt. Ein Update, das wesentlich geändert wurde, zeigt Aktualisiert mit dem Datum.
• Frühere Neuigkeiten und Änderungen anzeigen listet alles auf, was Ihnen angekündigt wurde, mit seinem heutigen Status, zum Beispiel Verfügbar, Derzeit nicht verfügbar oder Zurückgezogen.
• Wenn nichts aufgeführt ist, sehen Sie Sie sind auf dem neuesten Stand mit einem Link Vollständigen Changelog ansehen zum öffentlichen Changelog. Eine leere Liste ist normal: Nicht jede Änderung an DocSolved wird angekündigt.

Der Changelog ist öffentlich. Er beginnt mit Highlights, danach folgt der Abschnitt Vollständiger Versionsverlauf, nach Monaten gruppiert, die neuesten zuerst. Versionshinweise von vor dem 13. Oktober 2026 bleiben so erhalten, wie sie geschrieben wurden, und sind mit Archiviert gekennzeichnet; sie beschreiben, was sich damals geändert hat, nicht, was heute verfügbar ist.

E-Mail-Eingang und Genehmigungsautomatisierung

DocSolved kann Anhänge akzeptieren, die von Postmark, Mailgun, SendGrid, Amazon SES, Make, n8n oder einem anderen Adapter weitergeleitet werden. DocSolved hostet kein Postfach und analysiert keine anbieterspezifischen E-Mail-Nutzlasten selbst: Der Anbieter empfängt die Nachricht, filtert Spam, extrahiert die Anhänge und sendet sie an die API für die E-Mail-Erfassung von DocSolved.

1. Erstellen Sie in den Entwicklereinstellungen einen API-Schlüssel mit dem Scope extract (fügen Sie history hinzu, wenn Sie auch gespeicherte Dokumente lesen möchten).
2. Konfigurieren Sie den E-Mail-Anbieter oder Automatisierungsablauf mit einer stabilen Nachrichten-ID und einem stabilen Anbieter-/Kontonamensraum.
3. Fügen Sie optional einen Arbeitsbereich ein, damit Anhänge in dessen Prüf- und Genehmigungswarteschlange gelangen.
4. Prüfen Sie unsichere Felder, schließen Sie die Prüfung ab und lassen Sie das Dokument von einer berechtigten Person genehmigen.
5. Verwenden Sie den signierten Webhook document.approved (nicht document.completed), um eine Buchung oder einen Export zu starten.

Die Webhook-Zustellung ist dauerhaft und wird automatisch wiederholt. Wenn ein dauerhaftes Ereignis nach wiederholten Versuchen nicht in die Warteschlange gestellt werden kann, erscheint es unter Entwicklereinstellungen → Ereignisse, die Aufmerksamkeit erfordern; dort können Sie es nach Behebung der Ursache erneut abspielen.

Informationen zu Multipart-Feldern, Antwortbeispielen, Signaturprüfung sowie der Einrichtung von Make/n8n finden Sie in der API-Dokumentation.

Tipps für die besten Ergebnisse

• Laden Sie das Original-PDF hoch, wenn Sie es haben. Textbasierte PDFs werden genauer gelesen als Fotos.
• Laden Sie das XML einer E-Rechnung hoch, wenn Sie es haben: Ihre Werte sind exakt.
• Für Fotos/Scans: gute Beleuchtung, die gesamte Seite im Bild, minimale Schräglage
• Wählen Sie Typ und Region, wenn Sie diese bereits kennen. Das vermeidet Rätselraten.
• Bei eingeschalteter Option Nachweisdetails anzeigen kann ein Feld einen Konfidenz-Chip zeigen: Bei grünen ist ein Blick am wenigsten nötig, gelbe und rote verdienen einen. Konfidenz ist ein Signal zur Priorisierung, keine Prüfung.
• Teilen Sie lange PDFs beim Hochladen in ihre tatsächlichen Dokumente auf, damit jedes seine eigenen Seiten (bis zu 5 pro Dokument) und sein eigenes Ergebnis erhält.
• Verwenden Sie einen eigenen Typ für wiederkehrende interne Dokumente, um jedes Mal konsistente, benannte Felder zu erhalten

Seiten & Kontingent

DocSolved misst die Nutzung in Seiten: Die Analyse einer Seite eines Dokuments verbraucht eine Seite Ihres Kontingents. Jedes neue Konto startet mit 100 kostenlosen Seiten, einem einmaligen Startkontingent ohne Ablauf. In einem kostenpflichtigen Tarif füllt jeder Abrechnungszeitraum Ihr Guthaben wieder auf das monatliche Kontingent des Tarifs auf; was übrig ist, bleibt erhalten, und das Kontingent wird nicht zusätzlich aufgeschlagen.

• Jede analysierte Seite zählt einmal, zum selben Satz für Web-Upload, Stapel, E-Mail-Aufnahme und API. Eine fehlgeschlagene Analyse wird nicht berechnet, und eine Seite wird nicht berechnet, wenn die KI nicht verfügbar war oder nichts gelesen werden konnte (innerhalb eines Monatslimits). Eine erneute Analyse eines gespeicherten Dokuments berechnet seine Seiten erneut; das Korrigieren eines Felds ist kostenlos. Wiederholungsversuche des Anbieters berechnen einen abgeschlossenen Anhang nicht doppelt.
• Seiten, die nach einer Teilung nicht analysiert werden, werden nicht berechnet, und für nicht hochgeladene Dateien wird nichts berechnet.
• Eine KI-Sensibilitätsprüfung beim Teilen, wenn eine nötig ist, kostet eine Seite pro Dokument (vor dem Auslösen angezeigt).
• Ansehen, Exporte, Als PDF scannen, Dashboards und das Teilen ohne KI-Prüfung sind kostenlos.
• Reicht Ihr verbleibendes Guthaben für ein Dokument nicht aus oder erreicht es null, wird die Analyse abgelehnt, und Sie sehen eine Aufforderung zum Upgrade. Nichts wird gelöscht. Ihre gespeicherten Ergebnisse bleiben, bis Sie sie entfernen.

Kontoeinstellungen zeigt Ihren Tarif, die verbleibenden Seiten, die Speichernutzung und eine Tabelle Nutzung & Seiten mit dem, was berechnet wurde. Tarife und Preise finden Sie auf der Preisseite.

Grenzwerte auf einen Blick

Das Upload-Größenlimit steht auf der Upload-Karte. Dokument- und Speicherlimits hängen von Ihrem Tarif ab.

Häufige Fragen