Guía del usuario

Convierta facturas, recibos, contratos, currículums y otros documentos de empresa en datos limpios, revisables y listos para exportar, con la evidencia de origen mostrada detrás de los valores leídos de una página.

Esta guía trata sobre el uso de DocSolved en el navegador. ¿Quieres llamar a DocSolved desde código? Consulta la documentación de la API.

Qué hace DocSolved

Subes un documento, lo procesas mediante la API o haces que una herramienta de automatización envíe un adjunto de correo a la API. DocSolved lo lee, determina qué tipo de documento es y extrae los campos importantes: número de factura, totales, líneas de detalle, nombres, fechas, etc. Cada valor está:

• Comprobado: en los documentos con tipo definido, como las facturas, se validan los campos obligatorios, los totales y las fechas, y todo lo dudoso se te señala. Cuando un campo tiene una puntuación de confianza (por ejemplo, un valor leído por el analizador de reserva), se muestra en Mostrar detalles de evidencia.
• Trazable: en escaneos y fotos, el texto del que se leyó se resalta en la página; los valores de las facturas electrónicas estructuradas vienen directamente del XML
• Editable: corrige o añade lo que necesites antes de guardar o exportar
• Exportable a JSON, CSV, Excel o PDF, y compartible mediante un enlace seguro

DocSolved también comprueba lo que ha leído. Cuando algo no cuadra, falta o puede leerse de dos maneras, el documento se marca como Requiere revisión y te muestra exactamente qué debes decidir. Donde la función está activada, también sugiere lo que te pide un documento, como pagar una factura antes de su fecha de vencimiento.

Formatos admitidos: PDF, facturas electrónicas XML (donde estén habilitadas), PNG, JPG/JPEG, HEIC/HEIF, AVIF, TIFF, BMP, WEBP. Cada archivo puede tener hasta 15 MB. Se admiten PDF de varias páginas; la IA lee hasta las primeras 5 páginas de cada documento para extraer los campos. En un PDF más largo eliges qué páginas analizar, o lo divides en varios documentos.

Primeros pasos

Para analizar documentos necesitas una cuenta gratuita: elige Iniciar sesión o Crear cuenta. Cada cuenta nueva empieza con una cuota única de páginas gratuitas. Sin cuenta puedes abrir los resultados de ejemplo de las páginas de demostración para ver cómo funcionan la extracción y la revisión.

Una vez que has iniciado sesión, la navegación lateral y la parte superior de cada página te llevan a las áreas principales:

El indicador Páginas restantes de la navegación muestra cuánto te queda de tu cuota. El menú de tu cuenta contiene Ajustes de la cuenta, Facturación, Panel de analíticas, Proveedores y clientes, Claves de API, y los ajustes de Idioma y Apariencia (Sistema, Claro u Oscuro).

En un teléfono, una barra de pestañas en la parte inferior de la pantalla te da acceso a Inicio, Documentos, Añadir y Buscar. En una pantalla estrecha, la revisión muestra una pregunta cada vez.

Cómo se procesa un documento

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   Recibe o carga

   Arrastra un archivo o usa la API (por ejemplo, desde una automatización de correo).

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   Lectura (OCR)

   La página se convierte en texto junto con la posición de cada palabra (a partir de la capa de texto del propio PDF cuando la tiene; si no, mediante OCR), de modo que los valores puedan asociarse de nuevo con la página. Las facturas electrónicas estructuradas se saltan este paso: sus valores se leen del XML.

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   Clasificación

   DocSolved detecta el tipo de documento, con una puntuación de confianza, y la región. Puedes fijar el tipo y la región antes de analizar, y cambiar el tipo después si sabes más que el sistema.

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   Extraer y comprobar

   La IA rellena los campos de ese tipo y DocSolved los comprueba: campos obligatorios, totales, fechas y valores que podrían leerse de dos maneras.

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   Revisar, aprobar y exportar

   Responde lo que DocSolved no pudo resolver, completa la revisión, obtén la aprobación cuando tu espacio de trabajo la exija y luego exporta o comparte.

En modo Automático, si la IA no está disponible, DocSolved recurre a la coincidencia de patrones para que aun así obtengas un resultado. El documento se marca como Requiere revisión con una nota que indica que los valores proceden de un analizador de reserva, y Extracción muestra Parcial. Una ejecución con Extracción personalizada o con Plantilla guardada no puede recurrir a este mecanismo y se marca como Fallida.

Subir documentos

Abre Añadir documentos para llegar a la zona de subida. Arrastra uno o varios archivos hasta ella, elige Examinar archivos o, en un teléfono o una tableta, elige Usar la cámara. No se analiza nada hasta que pulses el botón de analizar, así que puedes revisar antes los ajustes.

Elige cómo se extrae el documento

• Automático (encuentra los campos por ti): DocSolved detecta el tipo. Antes de analizar puedes fijar tú mismo el Tipo de documento, la Región y un Nombre opcional.
• Extracción personalizada (elige los campos para este documento): describe con tus propias palabras lo que necesitas, adjunta opcionalmente un ejemplo, pulsa Generar campos, ajusta la lista y luego Analizar con estos campos. Los valores que el documento no muestra quedan vacíos. Esta opción solo aparece cuando la configuración de IA actual la admite.
• Plantilla guardada (el mismo resultado para todos los documentos): elige una de tus plantillas y pulsa Analizar con esta plantilla.

Antes de analizar, la tarjeta muestra el coste estimado en páginas y cuántas páginas te quedan. Los archivos que DocSolved no puede leer, los archivos vacíos y los que superan el límite de tamaño se rechazan uno por uno indicando el motivo; los demás archivos de la misma selección siguen adelante. Si una foto está borrosa o tiene reflejos, recibes un aviso y puedes volver a hacerla.

Si un archivo es idéntico a uno que ya está en tus documentos, DocSolved te pregunta primero, antes de cobrar nada: Abrir el documento guardado o Analizar de nuevo. Cuando solo se habían subido antes algunos de varios archivos, también puedes elegir Omitir los ya subidos; si se habían subido todos, puedes cancelar o volver a analizarlos.

¿Quieres probarlo primero? Elige Prueba un documento de ejemplo debajo de la zona de subida para abrir un resultado ya preparado de factura, recibo, orden de compra, albarán de entrega o factura electrónica.

PDF largos: elige qué analizar

Solo se analizan las primeras 5 páginas de un documento. Cuando un PDF es más largo, la tarjeta muestra tres opciones:

• Primeras 5 páginas: las páginas 1 a 5 se analizan como un solo documento; el resto no se analiza.
• Dividir PDF…: corta el PDF en documentos independientes. Cada documento se sigue analizando hasta 5 páginas; uno más largo se lee parcialmente o se omite, según elijas. Se abre un editor de división con miniaturas de las páginas donde añades o quitas puntos de división (Dividir aquí, Quitar la división), o usas División automática (cada página o cada pocas páginas, y luego Aplicar), y después Confirmar división.
• Elegir páginas: introduce un intervalo de hasta 5 páginas para analizarlas como un solo documento.

En un PDF corto que parece contener varios documentos, DocSolved ofrece Analizar como N documentos o Analizar como un solo documento, con Revisar división… para comprobar los puntos de división que ha encontrado. Los puntos de división de un escaneo sin capa de texto no se pueden detectar, así que divídelos manualmente.

Solo se cobran las páginas analizadas. Si las páginas que te quedan no cubren toda la división, la tarjeta te indica qué documentos se analizarán y cuáles no. El saldo nunca corta un documento: el que no cabe se deja fuera entero. (El límite de 5 páginas es independiente: se aplica a cada documento.)

Procesar muchos archivos a la vez

Selecciona varios archivos a la vez (hasta 20). Si son páginas de un mismo documento, como varias fotos hechas con el teléfono, elige Combinar en un documento (en orden de selección); si no, elige Analizar por separado. El tipo, la región, la plantilla y el nombre que fijes se aplican a todos los archivos.

El análisis se ejecuta en segundo plano. Mantén la página abierta hasta que termine la subida; después puedes seguir trabajando o cerrar la página. El progreso aparece en En curso en la página de subida, y como Procesando en Documentos. Con varios archivos, un panel de progreso muestra cada archivo como Listo, Requiere revisión, Con errores o No subido, y ofrece Revisar los N que te necesitan cuando termina.

No subido significa que el archivo nunca llegó al análisis (por ejemplo, fue rechazado o la subida se interrumpió). Se cuenta aparte de Con errores, y no se cobra nada por él.

El interruptor Procesamiento por lotes, donde está disponible, envía hasta 20 archivos (15 MB cada uno, 50 MB en total) para un procesamiento más lento que puede tardar hasta 24 horas. Usa solo los ajustes Automático: no se aplican el tipo de documento, la región, el nombre, la plantilla ni los campos personalizados que hayas elegido. Cuando termina el lote, Exportar ZIP descarga todos los resultados de una vez.

Fotos del teléfono y Escanear a PDF

Las fotos de documentos en papel se enderezan y recortan automáticamente antes de leerse, cuando DocSolved encuentra los bordes de la página. Con Usar la cámara, elige Añadir otra página para fotografiar un documento de varias páginas; las fotos se combinan en un solo documento.

¿Solo necesitas un PDF limpio? Elige Escanear a PDF debajo de la tarjeta de subida. Endereza y recorta tus fotos cuando encuentra los bordes de la página, aplica la Mejora que elijas (por ejemplo, escala de grises o blanco y negro) y las combina en un solo PDF que descargas con Exportar PDF. Escanear a PDF no extrae datos, no guarda nada en tus documentos y no consume páginas.

Facturas electrónicas estructuradas (XML)

DocSolved lee facturas electrónicas KSeF FA(2) y FA(3), UBL 2.1 (incluidos Peppol BIS y XRechnung) y CII (ZUGFeRD, Factur-X y XRechnung). Sube el archivo .xml (donde el lector de facturas electrónicas esté habilitado) o un PDF Factur-X o ZUGFeRD con el XML incrustado. Los valores se leen directamente de los datos estructurados, sin OCR ni conjeturas de la IA, y el resultado muestra Factura electrónica. Datos exactos. Un archivo XML independiente no tiene página que previsualizar, así que no hay resaltados en una página. Si un PDF contiene datos de factura electrónica, se lee a partir de ellos y no se aplica ningún tipo ni plantilla que hayas elegido. Una subida de XML cuesta una página; los archivos XML no se pueden combinar con otros archivos ni enviar con el interruptor Procesamiento por lotes.

Confianza: nivel de confianza y evidencias

Cuando un campo tiene una puntuación de confianza, esta es una señal para priorizar, no una verificación humana. Las facturas electrónicas estructuradas usan en su lugar un estado de confianza dedicado, porque los valores se leen del XML y no se adivinan. Revisar o confirmar un campo es un paso aparte de la extracción.

DocSolved muestra de dónde procede un valor y señala lo que no ha podido confirmar.

Evidencia. Selecciona un campo y, cuando se puede localizar, el fragmento del que se leyó se resalta en la página. El PDF anotado muestra los mismos recuadros donde están disponibles.

Resaltado del origen. Los recuadros de la vista previa se marcan como Valor localizado, Campo seleccionado, Campo con un problema abierto, Ubicación aproximada o Fila de línea de detalle. Los recuadros no se colorean según la confianza. Cuando un campo tiene una puntuación de confianza, puedes verla abriendo el menú y eligiendo Mostrar detalles de evidencia.

Unos recuadros grises tenues en la vista previa marcan todo el texto que DocSolved ha reconocido, para que veas qué texto se leyó, no solo los campos con los que coincidió.

El resumen en la parte superior de un resultado te indica hasta qué punto puedes fiarte de él: Extracción es Completa, Parcial (por ejemplo, solo se leyeron las primeras 5 páginas de un PDF más largo) o Fallida; Comprobaciones automáticas muestra Superadas, el número de problemas, Mantenido como está impreso (una diferencia que decidiste aceptar) o No aplicable (tipos de documento que no ejecutan comprobaciones); Verificación humana indica si una persona todavía tiene que completar la revisión; e Información que falta enumera los valores esperados que no se encontraron. Cuando solo se analizó una parte de un PDF, un aviso de Análisis incompleto lo indica, y un revisor puede elegir Aceptar análisis parcial.

Tipos de documentos admitidos

DocSolved detecta el tipo automáticamente, o puedes elegir uno antes de analizar. Los documentos con tipo tienen un conjunto definido de campos. Cuando la IA lee el documento, se devuelven todos los campos de ese tipo, y un valor que no pudo encontrar queda vacío (aparece en No encontrado, y un campo clave que falta se señala). Si la IA no está disponible y DocSolved recurre a la coincidencia de patrones, un campo aparece solo cuando se encontró un valor, así que incluso un campo clave como las líneas de detalle puede faltar por completo; puedes añadirlo durante la revisión. Las exportaciones omiten los campos vacíos. Los documentos generales no tienen una forma fija, así que DocSolved devuelve los campos con etiqueta que encuentre.

Antes del análisis, la lista Tipo de documento ofrece Detección automática, Factura, Orden de compra, Albarán de entrega, Recibo, Nota de crédito, Nota de débito, Factura proforma, Factura de suministros y Aviso de remesa. Los demás tipos se reconocen automáticamente. Después del análisis puedes cambiar el tipo de un documento guardado con Cambiar tipo de documento en el menú del resultado; no se vuelve a subir nada y no se inicia un nuevo análisis.

Leyenda a continuación: los Campos clave se comprueban primero y se señalan si faltan. Los campos También capturados se rellenan cuando figuran en el documento.

Variantes regionales

El mismo tipo de documento puede llevar detalles distintos según el país o la región. Elige un Tipo de documento y después una Región (Automático, UE (IVA), EE. UU. (impuesto sobre las ventas) o India (GST)) antes de analizar, y DocSolved añade los campos pertinentes. La región solo se aplica cuando eliges un tipo de documento concreto; con Detección automática, o con el interruptor Procesamiento por lotes, la lista de Región no está disponible. DocSolved sigue detectando la región a partir de los identificadores fiscales, la moneda y la redacción para sus propias comprobaciones, pero eso no añade campos adicionales.

La lista de Región ofrece UE, EE. UU. e India. Elegir una región que no tiene variante para el tipo seleccionado simplemente usa el tipo base; nunca es un error.

Crea tu propio tipo (plantillas personalizadas)

¿Tienes un documento que DocSolved no modela de serie (un informe de laboratorio, un formulario interno, un contrato concreto)? Abre Plantillas y crea un tipo personalizado con exactamente los campos que necesitas, y luego elige Plantilla guardada al analizar. También puedes partir de un resultado con Guardar como plantilla en su menú. Para un conjunto de campos puntual sin guardar una plantilla, usa Extracción personalizada al subir.

• Tipos de campo: texto, número, importe, fecha, sí/no, organización, persona, identificador, lista, tabla (con tus propias columnas)
• Prioridad de revisión: marca cada campo como Crítico, Recomendado u Opcional para que la comprobación de completitud sepa qué importa (los campos Críticos y Recomendados que faltan se señalan)
• Para empezar por un tipo integrado, elige Empezar por un tipo de documento: sus campos se copian en el editor como punto de partida, y puedes cambiarlos, quitarlos o añadir otros. Editar una plantilla guardada crea una nueva versión.
• Personal o de espacio de trabajo: una plantilla es solo tuya (marcada como Personal) o pertenece a un espacio de trabajo. En un espacio de trabajo cualquier miembro puede crear una, y el creador (o un administrador del espacio de trabajo) puede editarla.

Idiomas

La interfaz de DocSolved está disponible en inglés, alemán, francés, español, polaco e italiano. También se leen documentos en muchos otros idiomas, y se entienden etiquetas de campo como Rechnung, Faktura y Facture. Cambia el idioma de la interfaz desde el menú de idioma; tu elección se recuerda.

Inicio

Inicio es el lugar por donde empezar cada día. Su primera parte muestra lo que te necesita, y dice Nada requiere su atención cuando no hay nada.

• Requiere su atención tiene dos partes. Documentos por revisar cuenta los documentos cuyos datos extraídos necesitan tu verificación; Revisar los N inicia una sesión de revisión a través de ellos, y Ver lista los abre en Documentos. Acciones pendientes enumera lo que tus documentos te piden hacer y que vence pronto, está vencido o aún está por confirmar; Inicio muestra las primeras y Ver las N acciones abre la lista completa.
• Próximamente enumera las fechas más cercanas (hasta cinco de los próximos 30 días), con Mostrar más en los próximos 90 días para el resto.
• Añadidos recientemente muestra tus seis documentos más nuevos, tuyos y de tus espacios de trabajo, con filtros de Tipo y Espacio de trabajo y Ver todos los documentos.
• Compartidos recientemente aparece mientras tengas enlaces compartidos activos.
• Mientras se procesan documentos, una línea de progreso muestra cuántos están terminados o con errores, con Ver progreso.

Ver las N acciones abre la lista completa de acciones pendientes. Consulta Acciones pendientes y fechas.

Revisar y corregir resultados

Abre un documento para ver sus valores junto a la página de la que proceden. Cuando el documento requiere revisión, la parte superior del resultado indica cuántas incidencias quedan y Revisar N problemas te lleva a la primera. Cada incidencia explica lo que DocSolved encontró y ofrece las respuestas que corresponden, dentro del propio elemento:

También puedes trabajar campo por campo:

• Edita cualquier valor directamente mientras la revisión está abierta: haz clic, escribe, listo
• Confirma un campo para marcarlo como revisado
• Añade un campo que falte y que la IA no haya detectado
• Editor de líneas de detalle para documentos con una tabla de líneas de detalle (facturas, órdenes de compra, albaranes de entrega, recibos y similares): añade, elimina y edita filas en una tabla
• Haz clic en un campo para ir a su texto de origen en la página y resaltarlo
• Restaurar valor extraído recupera lo que se leyó del documento si cambias de opinión
• Lo que se guarda, exporta y comparte son tus ediciones, no el resultado sin procesar de la IA

Revisar las incidencias una a una

Cuando un resultado tiene incidencias abiertas, un aviso sobre el documento muestra Incidencia 1 de N con una breve descripción del problema.

• Siguiente incidencia (o Mostrar incidencia cuando solo queda una) abre la incidencia y resalta el campo en la página.
• Omitir problema, en el propio problema abierto, sigue adelante sin cambiar el valor. El problema sigue abierto, así que podrás volver a él más tarde.
• Ocultar pliega el aviso en una pequeña burbuja que mantiene el recuento. Seleccione la burbuja para volver a abrirlo.
• Al revisar varios documentos, Omitir por ahora registra una omisión: el documento sigue necesitando revisión y permanece en la lista.

Completar la revisión

Cuando no queda nada por responder, termina con el botón principal. Para tus propios documentos, y en los espacios de trabajo que no exigen aprobación, dice Aceptar los datos extraídos; en un espacio de trabajo que exige aprobación dice Completar revisión, y tras solicitarse cambios dice Resolver y completar revisión. Al completarla se registran tu nombre y la hora, se confirman los valores que cumplen los requisitos y se bloquean los campos. Más adelante puedes Reabrir revisión si hay que cambiar algo.

Revisar varios documentos seguidos

Para trabajar con un conjunto de documentos uno tras otro, inicia una sesión de revisión desde un control que nombre el conjunto: Revisar los N en Inicio, Revisar los N documentos que requieren revisión en Documentos, o Revisar los N que te necesitan tras una subida de varios archivos. Abrir una sola fila o enlace abre únicamente ese documento.

• La barra de sesión muestra Documento i de N, una lista que puedes filtrar (por ejemplo, por Omitidos por ahora) y ‹ Anterior.
• Mientras un documento sigue requiriendo revisión, el botón de avance dice Omitir por ahora: el documento sigue en Requiere revisión y figura como omitido. Cuando un documento está terminado dice Siguiente documento, y en el último Terminar la revisión.
• El resumen final agrupa los documentos (siguen requiriendo revisión, revisados por ti, revisión ya completada en otro lugar, etc.) y ofrece Revisar los N pendientes.
• Una sesión pertenece a la pestaña del navegador en la que se inició. Si la abandonas, Documentos muestra Reanudar y Terminar la revisión.

Las preguntas sobre si un documento es una copia o una versión más reciente de otro no cuentan como revisión.

Comprobaciones, sugerencias y Mantener como está impreso

DocSolved señala un documento cuando lo que ha leído está incompleto, es incierto o es incoherente.

¿Un error de lectura o un error en el documento?

Una comprobación fallida tiene una de tres causas, y se corrigen de forma distinta:

• El valor se leyó mal (por ejemplo, 1.190 en lugar de 1190). Corrija el valor o acepte una lectura sugerida. La página en sí sigue siendo la referencia.
• El documento en sí es incoherente (por ejemplo, sus propios totales no cuadran). DocSolved nunca reescribe un valor impreso para que la aritmética funcione, así que no se sugiere nada. Elige Mantener como está impreso: los valores se quedan como están impresos, la comprobación deja de bloquear el documento y la discrepancia sigue visible en el documento y en su historial.
• La comprobación no se aplica a este documento (por ejemplo, una factura sin IVA no tiene importe de IVA con el que comparar). Marca ese valor como no aplicable (para un importe de IVA que falta, los botones dicen Confirmar como no aplicable o Confirmar inversión del sujeto pasivo): la comprobación deja de contarse como fallida y tu decisión queda registrada en el historial del documento.

DocSolved nunca adivina una lectura realmente ambigua. Convierte un valor por sí mismo solo cuando hay una única lectura posible; en caso contrario, te pregunta, salvo en las correcciones automáticas que se describen más abajo, que exigen que la página imprima el valor corregido.

Lecturas sugeridas y correcciones automáticas

En algunos importes y fechas, el valor impreso puede leerse de más de una forma: un separador decimal que podría ser un separador de miles, o un día y un mes que podrían estar intercambiados. Cuando las sugerencias están activadas para ese tipo de valor, DocSolved trabaja en tres pasos:

1. Comprobar. El valor se compara con la página y con las demás cifras del documento.
2. Sugerir. Si la página permite determinar qué lectura es la correcta, esa lectura se marca como Sugerido. Primero se aplican las reglas fijas; para algunos valores, en su lugar puede proponerse una lectura de IA. En cualquier caso, una sugerencia solo se muestra después de superar una Comprobación independiente: es una lectura del valor impreso, la página la confirma y no causa ningún problema nuevo en las comprobaciones.
3. Lo decide usted. Si nada supera esa comprobación, no se sugiere nada. Por qué no se sugiere nada explica el motivo, y usted elige la lectura por sí mismo.

Abra Cómo se comprobó para ver lo que muestra la página, lo que se leyó y por qué superó la sugerencia la comprobación. Después puede:

• Seleccione la lectura Sugerido para confirmarla.
• Elija otra lectura, o escriba un valor, para corregir el campo usted mismo.
• Descartar sugerencia para desecharla y decidir por su cuenta.
• Deshacer en una sugerencia aceptada restaura el valor anterior y vuelve a abrir la incidencia. Está disponible hasta que el documento vuelva a cambiar o se complete la revisión.

Una sugerencia pertenece a la versión del documento para la que se hizo. Si antes cambia el documento, la sugerencia deja de aplicarse y usted elige la lectura.

Nada sugerido: si ninguna lectura supera la comprobación, si el campo es de los que nunca se cambian a partir de una sugerencia (como la identidad del proveedor, los números fiscales o los datos bancarios), o si el documento cambió entretanto, el elemento queda en tus manos e indica el motivo.

Una corrección automática se registra en el historial de revisión como hecha por DocSolved (reparación automática).

Donde las sugerencias no están disponibles, cada elemento simplemente espera tu respuesta.

Mantener como está impreso

DocSolved no reescribe los valores para que los totales cuadren. Si los importes impresos en una factura no cuadran, conserva los valores que muestra el documento original y señala la incoherencia.

Si los valores son correctos y la diferencia es real, elige Mantener como está impreso en el elemento de los totales. Indica por qué: El documento en sí no cuadra (por ejemplo, un error del proveedor) o Los valores son correctos; esta comprobación no encaja con el documento (por ejemplo, líneas de descuento o de gastos), y añade una nota opcional. No se recalcula nada; tu decisión queda registrada en el documento y en su historial de revisión, y el documento puede pasar a Listo. Puedes deshacerlo hasta que se complete la revisión.

Buscar y organizar documentos

Documentos enumera todo lo que has guardado y todo lo que se ha compartido contigo en tus espacios de trabajo.

• Pestañas de estado: Todos, Requiere revisión, Listo y Con errores.
• Filtrar por nombre, número o texto reduce la lista; el cuadro de búsqueda de la parte superior de la aplicación busca en todos tus documentos y en su contenido. Si no se encuentran todas las palabras, verás las coincidencias más cercanas.
• Filtros: estado de revisión, estado de aprobación, atención (incidencias de extracción, posibles duplicados), tipo, espacio de trabajo, carpeta, etiqueta, versiones, fecha de incorporación e importe. Guarda como vista guardada una combinación que uses a menudo, y ordena por más recientes primero o más inciertos primero.
• Vista previa rápida: en una pantalla ancha (1200 píxeles o más), al seleccionar una fila se previsualiza el documento junto a la lista, con Abrir para la vista completa (y Revisar para un documento que requiere revisión).
• Acciones de fila: Compartir, Exportar y, cuando es el siguiente paso, Aceptar los datos extraídos. El menú ⋯ añade los pasos de revisión y aprobación, Buscar documentos relacionados (para facturas, órdenes de compra, albaranes de entrega y albaranes de embalaje), Ver duplicados, Renombrar, Fijar, Mover al espacio de trabajo o Hacer privado, y Eliminar.
• Seleccionar varias filas para compartirlas, exportarlas, archivarlas en una carpeta, etiquetarlas, añadirlas a un expediente, moverlas a un espacio de trabajo o eliminarlas juntas. Las carpetas y las etiquetas son solo para tu propia organización; nunca cambian quién puede ver un documento.

Duplicados y versiones. Cuando un documento tiene el mismo tipo, proveedor, número, total y fecha que otro guardado antes, el más reciente se marca como Posible duplicado, y Ver duplicados enumera las copias. Cuando una versión más reciente sustituye a un documento, el antiguo indica Reemplazado por una versión más reciente y se oculta de la lista a menos que incluyas las versiones reemplazadas.

Proveedores y clientes (menú de la cuenta) enumera los vendedores y compradores confirmados a partir de tus documentos. Puedes editarlos, fusionarlos y archivarlos. DocSolved también recuerda los datos bancarios que lee de cada proveedor y señala una factura nueva cuya cuenta difiere de otra que ya ha visto; puedes quitar una entrada recordada en la misma página. El Panel de analíticas resume tus documentos guardados en mosaicos y en un generador de informes.

Espacios de trabajo, roles y aprobación

Un espacio de trabajo permite a un equipo compartir documentos, plantillas y expedientes. Mueve un documento a un espacio de trabajo (Mover al espacio de trabajo…) para compartirlo con sus miembros, o Hacer privado para recuperarlo. La facturación sigue siendo personal: cada miembro usa su propia cuota de páginas y de almacenamiento.

Tus propios documentos (privados) no tienen paso de aprobación: completas la revisión y ya está. Un administrador del espacio de trabajo puede activar Requerir aprobación para los documentos de este espacio de trabajo en la Configuración del espacio de trabajo. Entonces un revisor completa la revisión y elige Enviar a aprobación, y un administrador elige Aprobar documento, Solicitar cambios (con un comentario) o Rechazar (con un motivo). Los cambios solicitados vuelven al revisor como Corregir cambios solicitados. El historial de aprobación del documento registra cada paso.

La aprobación es un estado independiente de la extracción y la revisión: un documento aprobado es uno que una persona ha dado por bueno. Las integraciones deben iniciar las escrituras contables a partir de la aprobación, no de la extracción.

Acciones pendientes y fechas

Donde las sugerencias de acciones están activadas, DocSolved lee el texto de tus documentos guardados para ver qué te piden, como pagar un importe, renovar, cancelar antes de un plazo, responder o firmar, y las fechas importantes que mencionan. Cada sugerencia se basa en una frase citada del documento. En la página del documento, abre Lo que este documento le pide para verlas; las importantes también aparecen en Inicio.

Las sugerencias no son tareas hasta que tú lo decidas. En Inicio, una sugerencia se marca como Sugerido por DocSolved. Para cada elemento puedes:

• Confirmar como pendiente (en el menú ⋯) para convertirlo en uno de tus pendientes; Quitar de pendientes lo devuelve a su estado anterior
• Marcar como hecho (o Marcar como pagado en un pago), o Descartarlo; Deshacer devuelve a sugerido un elemento hecho o descartado
• Mostrar en el documento para ver la frase de la que procede
• Fijar fecha o Cambiar fecha para introducir tú mismo la fecha (se ofrece cuando el documento no da una fecha exacta, o cuando la fecha puede estar desactualizada)
• Añadir al calendario para descargar un archivo de calendario (.ics) con un recordatorio el día anterior

Los elementos marcados como Opcional los ofrece o recomienda el documento, pero no son obligatorios.

Cómo se calculan las fechas

Una fecha cuenta como exacta solo cuando está impresa, o se calcula en días o semanas a partir de una fecha impresa en el documento. Las fechas exactas muestran cuánto falta (por ejemplo, en 3 días o 2 días de retraso). Cuando un plazo no se puede fijar a un día del calendario, como 14 días hábiles desde la recepción, DocSolved muestra las palabras del propio documento y explica por qué no hay una fecha exacta. Si una fecha impresa puede leerse de dos maneras, se te pregunta ¿Qué fecha?, y el elemento nunca se trata como vencido hasta que elijas.

Si corriges un valor a partir del cual se calculó una fecha, como la fecha de la factura, la fecha se marca como Es posible que la fecha esté desactualizada: compruébala. No cambia nada hasta que elijas la fecha correcta. Una fecha que fijas tú mismo se muestra como fecha fijada por ti y nunca se marca como desactualizada; bórrala para volver a la lectura del documento.

Añadir al calendario solo está disponible para un pendiente confirmado con una fecha exacta que no esté desactualizada.

Las copias y las versiones reemplazadas no repiten las acciones pendientes: se muestran con el original o con la última versión.

Documentos relacionados y expedientes

Buscar documentos relacionados

En una factura, una orden de compra o un albarán de entrega, Buscar documentos relacionados (menú ⋯) busca en tus documentos sus contrapartes, por ejemplo por referencia de pedido o por proveedor. Cada coincidencia muestra por qué se vinculó y una etiqueta de coincidencia (Coincidencia alta, Coincidencia media o Coincidencia baja), y enumera diferencias como totales o monedas distintos, o líneas de detalle que faltan. Cuando una factura coincide tanto con una orden de compra como con un albarán de entrega, se muestra un resumen de conciliación a tres bandas. Las coincidencias son sugerencias para que las compruebes, no relaciones verificadas.

Expedientes

Un expediente agrupa un pedido con sus entregas, facturas y notas de crédito, para que puedas confirmar cómo se relacionan y exportarlos como un solo paquete.

1. Abre Expedientes y elige Nuevo expediente, o selecciona documentos en Documentos y elige Añadir al expediente.
2. Elige quién puede verlo: Solo yo o un equipo. Un expediente de equipo solo puede contener documentos compartidos con ese equipo.
3. Añade documentos. Si elegiste la lista de comprobación Pedido, entrega, factura, nota de crédito, muestra cuáles de pedido, entrega y factura están presentes; una nota de crédito es opcional.
4. Elige Comprobar vínculos. DocSolved sugiere vínculos solo a partir de las referencias impresas en los documentos, como un número de pedido. Cada vínculo está Por confirmar hasta que elijas Confirmar o Rechazar. Usa Vincular dos documentos para añadir tú mismo un vínculo.
5. Sigue las notas de Siguiente paso y Qué resolver hasta que el expediente esté completo, y luego Exportar paquete para descargar un ZIP con un manifiesto que enumera lo que siga sin resolverse.

El resumen de Totales compara los importes pedidos, facturados y abonados por moneda; los documentos en monedas distintas no se suman. Si un documento cambia o se reemplaza después de que confirmaras un vínculo, el vínculo muestra Revisar de nuevo. Confirmar un vínculo no resuelve las diferencias entre los documentos. La pestaña Gráfico muestra los mismos vínculos. La pestaña Cronología muestra las fechas impresas en los documentos y cuándo ocurrió cada cosa en DocSolved, como las subidas, las revisiones y las decisiones sobre vínculos.

Exportación

Elige Exportar en un resultado o en una fila de Documentos. El cuadro de diálogo de exportación agrupa los formatos; un formato que no se aplica al documento se oculta o se muestra atenuado con el motivo.

Las exportaciones que descargas incluyen tus correcciones y las sugerencias aceptadas, no la lectura original. El PDF anotado es la excepción: es un registro del análisis y nunca se vuelve a dibujar. Un enlace compartido sirve la instantánea creada junto con el enlace.

El resumen de una frase se escribe al analizar el documento y no se reescribe cuando corriges o borras un valor. Tras una corrección, la pantalla y las exportaciones en JSON, hoja de cálculo (XLSX) y PDF indican que el resumen es anterior a la corrección; los campos, en cambio, siempre están actualizados.

Existen dos descargas ZIP distintas. Tras una subida por lotes, Exportar ZIP en el lote descarga cada documento terminado como su propio archivo JSON, igual que su exportación JSON individual. Los archivos con el mismo nombre se numeran, por ejemplo invoice.pdf (2).json. El manifest.json incluido enumera cada documento; uno que no se pudo exportar aparece allí con el error export_failed en lugar de omitirse.

Para exportar varios documentos guardados, selecciónalos en Documentos y elige Exportar, y luego un formato. Obtienes un único ZIP con un archivo por documento y un _export-manifest.json que enumera cada documento seleccionado como exportado, no disponible o con errores. Si algunos no se pudieron exportar, una advertencia indica cuántos, y el ZIP se llama docai-export-partial-2-of-3.zip (por ejemplo) en lugar de un nombre normal. Si no se pudo exportar ninguno, no se descarga nada y se te explica el motivo.

Las fechas y los importes de las hojas de cálculo y los archivos de contabilidad usan un único formato estándar. La exportación no depende de la revisión ni de la aprobación, así que comprueba el estado del documento antes de fiarte de una exportación.

Compartir de forma segura

¿Necesitas enviar un resultado a un colega, un cliente o un auditor? Elige Compartir en un documento guardado. El cuadro de diálogo tiene cuatro pasos:

1. Configuración: una etiqueta opcional, Enlace público o Solo el equipo (para documentos de un espacio de trabajo), la caducidad (1, 7, 30 o 90 días), si los destinatarios pueden descargar las exportaciones, si se incluye una copia censurada del PDF y si se muestra tu nombre (el nombre de tu cuenta, no tu correo electrónico).
2. Campos: elige para cada campo si se muestra completo, enmascarado u oculto. DocSolved primero analiza los campos en busca de datos sensibles como correos electrónicos, números de teléfono, cuentas bancarias, identificadores fiscales y nacionales, fechas de nacimiento, nombres y direcciones, y enmascara u oculta los valores de alta sensibilidad que encuentra. Si el análisis no se puede ejecutar, todos los campos empiezan ocultos, y también todos los campos de un resultado de extracción personalizada.
3. Revisión: comprueba el resumen y, en una copia censurada, la vista previa página por página. Arrastra sobre una página para tapar áreas adicionales. Confirma que has revisado lo que se va a compartir y elige Crear enlace.
4. Hecho: copia el enlace, envíalo por correo electrónico o elige Ver lo que ve el destinatario.

• Revocación. Puedes revocar un enlace en cualquier momento, pero una copia que alguien ya haya descargado no se puede recuperar.
• Copia censurada (copia segura, Beta). Todo valor que no se comparte completo se tapa en negro, y los códigos QR y los códigos de barras siempre. Antes de crear el enlace, DocSolved vuelve a leer la copia y la comprueba; si algún valor oculto sigue siendo legible, no se crea el enlace. Solo se cubren los campos que DocSolved capturó; el texto sensible en otras partes de la página (pies de página, sellos, texto libre) puede seguir visible, así que revisa la vista previa antes de compartir. Si la comprobación falla, no se comparte nada; puedes cubrir las áreas marcadas, ocultar el campo, volver a comprobar o crear el enlace sin el PDF censurado. Una copia censurada necesita que el archivo original esté guardado con el documento y una ubicación detectada en la página para cada campo que tapes u ocultes; un campo sin ella debe mostrarse completo, o no se puede crear la copia censurada.
• Los enlaces solo para el equipo se abren únicamente para los miembros del espacio de trabajo que hayan iniciado sesión, sin token público.
• Varios documentos: selecciona hasta 40 filas en Documentos y elige Compartir para obtener un enlace con sus valores (enmascarados por defecto; los nombres de archivo y los resúmenes quedan fuera del enlace). Un PDF censurado solo está disponible al compartir un único documento.
• Gestión de enlaces: el documento enumera sus enlaces como Activo, Revocado o Caducado, con las visualizaciones y Revocar. El enlace en sí solo se muestra al crearlo, así que Abrir y Copiar enlace solo funcionan en la misma pestaña del navegador.

El filtrado de campos se hace en el servidor al crear el enlace: el enlace contiene solo los campos que elegiste, y los destinatarios reciben el contenido de esa instantánea.

Un enlace muestra una instantánea del documento tal como era cuando lo creaste. Si corriges un valor después, los enlaces existentes no cambian: siguen mostrando la versión anterior, y el enlace de tu lista indica que el documento ha cambiado. Para compartir la versión corregida, revoca el enlace y crea uno nuevo. Un enlace creado después de una corrección muestra los valores corregidos; si incluye el resumen, una nota junto a él indica que la frase se escribió antes de la corrección.

Novedades y registro de cambios

Novedades en la navegación enumera los cambios del producto que puedes usar, los más recientes primero. Muestra las novedades publicadas que son pertinentes para tu cuenta (por ejemplo, tu plan, tu rol en el espacio de trabajo o tu región) y que están disponibles en la versión de DocSolved que usas. Un punto marca las novedades que aún no has visto; una novedad cuenta como vista una vez que se te ha mostrado, y Marcar todo como leído los quita todos.

• Cada novedad tiene una categoría (Nuevo, Mejorado, Corregido, Acción necesaria, Obsoleto o Problema conocido), una fecha y, a veces, un botón que te lleva a la función. Una novedad que ha cambiado de forma sustancial muestra Actualizado con la fecha.
• Mostrar novedades y cambios anteriores enumera todo lo que se te ha anunciado, con su estado actual, por ejemplo Disponible, No disponible ahora o Retirado.
• Si no hay nada en la lista, verás Estás al día, con un enlace Ver el registro de cambios completo al registro de cambios público. Una lista vacía es normal: no todos los cambios de DocSolved se anuncian.

El registro de cambios es público. Empieza con Destacados, y después Historial completo de versiones, agrupado por mes, de lo más reciente a lo más antiguo. Las notas de la versión anteriores al 13 de octubre de 2026 se conservan tal como se escribieron y se marcan como Archivado; describen lo que cambió entonces, no lo que está disponible hoy.

Ingesta de correo y automatización de aprobaciones

DocSolved puede aceptar adjuntos reenviados por Postmark, Mailgun, SendGrid, Amazon SES, Make, n8n u otro adaptador. DocSolved no aloja un buzón ni analiza por sí mismo cargas útiles de correo específicas de cada proveedor: el proveedor recibe el mensaje, filtra el spam, extrae los adjuntos y los envía a la API de ingesta de correo de DocSolved.

1. Crea una clave de API con el ámbito extract (añade history si también quieres leer documentos guardados) en Configuración para desarrolladores.
2. Configura el proveedor de correo o el flujo de automatización con un ID de mensaje estable y un espacio de nombres estable de proveedor/cuenta.
3. Incluye opcionalmente un espacio de trabajo para que los adjuntos entren en su cola de revisión y aprobación.
4. Revisa los campos inciertos, completa la revisión y deja que un aprobador autorizado apruebe el documento.
5. Usa el webhook firmado document.approved (no document.completed) para iniciar un registro o una exportación contable.

La entrega de webhooks es duradera y se reintenta automáticamente. Si un evento duradero no se puede poner en cola después de varios intentos, aparece en Configuración para desarrolladores → Eventos que requieren atención, donde puedes volver a ejecutarlo después de corregir la causa.

Para campos multipart, ejemplos de respuesta, verificación de firmas y configuración de Make/n8n, consulta la documentación de la API.

Consejos para obtener los mejores resultados

• Sube el PDF original cuando dispongas de él. Los PDF basados en texto se leen con más precisión que las fotos.
• Sube el XML de una factura electrónica cuando lo tengas: sus valores son exactos.
• Para fotos/escaneos: buena iluminación, toda la página dentro del encuadre, inclinación mínima
• Elige el tipo o la región si ya lo sabes. Así eliminas las conjeturas.
• Con Mostrar detalles de evidencia activado, un campo puede mostrar una etiqueta de confianza: las verdes son las que menos probablemente necesiten una mirada; las ámbar y las rojas la merecen. La confianza es una señal para priorizar, no una verificación.
• Divide los PDF largos en sus documentos reales al subirlos, para que cada uno tenga sus propias páginas (hasta 5 por documento) y su propio resultado.
• Usa un tipo personalizado para documentos internos recurrentes y obtén campos coherentes y con nombre cada vez

Páginas y cuota

DocSolved mide el uso en páginas: analizar una página de un documento consume una página de tu cuota. Cada cuenta nueva empieza con 100 páginas gratuitas, una cuota inicial única sin caducidad. En un plan de pago, cada ciclo de facturación recupera tu saldo hasta la cuota mensual del plan; lo que queda se conserva y la cuota no se suma encima.

• Cada página que se analiza cuenta una vez, con la misma tarifa para la subida web, el lote, la ingesta por correo electrónico y la API. Un análisis fallido no se cobra, y tampoco se cobra una página cuando la IA no estaba disponible o no se pudo leer nada (dentro de un límite mensual). Volver a analizar un documento guardado cobra de nuevo sus páginas; corregir un campo es gratis. Los reintentos del proveedor no cobran dos veces un adjunto completado.
• Las páginas que quedan sin analizar tras una división no se cobran, y tampoco se cobra nada por los archivos que no se subieron.
• Un análisis de sensibilidad con IA al compartir, cuando hace falta, cuesta una página por documento (se muestra antes de activarlo).
• Ver, exportar, Escanear a PDF, los paneles y compartir sin un análisis con IA son gratuitos.
• Cuando tu saldo restante no puede cubrir un documento, o llega a cero, el análisis se rechaza y aparece un aviso de actualización. Nada se elimina. Tus resultados guardados permanecen hasta que los borres.

Ajustes de la cuenta muestra tu plan, las páginas restantes, el uso de almacenamiento y una tabla de Uso y páginas con lo que se cobró. Los planes y precios están en la página de precios.

Límites de un vistazo

El límite de tamaño de subida se muestra en la tarjeta de subida. Los límites de documentos y de almacenamiento dependen de tu plan.

Preguntas frecuentes