Guide utilisateur

Transformez factures, reçus, contrats, CV et autres documents professionnels en données propres, vérifiables et prêtes à l'export, avec la preuve source affichée derrière les valeurs lues sur une page.

Ce guide couvre l'utilisation de DocSolved dans le navigateur. Vous souhaitez appeler DocSolved depuis du code ? Consultez la documentation de l'API.

Ce que fait DocSolved

Vous importez un document, vous le traitez via l'API, ou un outil d'automatisation envoie une pièce jointe d'e-mail à l'API. DocSolved le lit, identifie de quel type de document il s'agit et extrait les champs importants : numéro de facture, totaux, lignes d'articles, noms, dates, etc. Chaque valeur est :

• Contrôlée : pour les documents typés tels que les factures, les champs obligatoires, les totaux et les dates sont validés, et tout ce qui est douteux vous est signalé. Lorsqu'un champ porte un score de confiance (par exemple, une valeur lue par l'analyseur de secours), il est affiché sous Afficher les détails des preuves.
• Traçable : sur les scans et les photos, le texte dont la valeur a été lue est mis en évidence sur la page ; les valeurs des e-factures structurées proviennent directement du XML
• Modifiable. Corrigez ou ajoutez ce qu'il faut avant d'enregistrer ou d'exporter
• Exportable en JSON, CSV, Excel ou PDF, et partageable via un lien sécurisé

DocSolved vérifie aussi ce qu'il a lu. Lorsque quelque chose ne concorde pas, manque ou peut être lu de deux façons, le document est marqué Révision requise et vous montre exactement ce qu'il faut trancher. Lorsque la fonctionnalité est activée, il suggère aussi ce qu'un document vous demande de faire, par exemple payer une facture avant son échéance.

Importations prises en charge : PDF, factures électroniques XML (là où elles sont activées), PNG, JPG/JPEG, HEIC/HEIF, AVIF, TIFF, BMP, WEBP. Chaque fichier peut peser jusqu'à 15 Mo. Les PDF de plusieurs pages sont pris en charge ; l'IA lit jusqu'aux 5 premières pages de chaque document pour extraire les champs. Pour un PDF plus long, vous choisissez les pages à analyser, ou vous le divisez en plusieurs documents.

Premiers pas

Pour analyser des documents, il faut un compte gratuit : choisissez Se connecter ou Créer un compte. Chaque nouveau compte démarre avec un quota unique de pages gratuites. Sans compte, vous pouvez ouvrir les résultats d'exemple des pages de démonstration pour voir comment fonctionnent l'extraction et la révision.

Une fois connecté, la navigation latérale et le haut de chaque page vous mènent aux principales zones :

Le compteur Pages restantes dans la navigation indique ce qu'il reste de votre quota. Le menu de votre compte contient Paramètres du compte, Facturation, Tableau de bord analytique, Fournisseurs et clients, Clés API, ainsi que les réglages Langue et Apparence (Système, Clair ou Sombre).

Sur téléphone, une barre d'onglets en bas de l'écran vous donne accès à Accueil, Documents, Ajouter et Rechercher. Sur un écran étroit, la révision affiche une question à la fois.

Comment un document est traité

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   Recevoir ou importer

   Glissez un fichier, ou utilisez l'API (par exemple depuis une automatisation d'e-mails).

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   Lecture (OCR)

   La page est lue sous forme de texte avec la position de chaque mot (à partir de la couche de texte propre au PDF lorsqu'il en a une, sinon par OCR), afin que les valeurs puissent être rattachées à la page. Les factures électroniques structurées sautent cette étape : leurs valeurs sont lues dans le XML.

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   Classification

   DocSolved détecte le type de document, avec un score de confiance, ainsi que la région. Vous pouvez définir le type et la région avant d'analyser, et changer le type ensuite si vous le connaissez mieux.

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   Extraire et vérifier

   L'IA remplit les champs correspondant à ce type, et DocSolved les vérifie : champs obligatoires, totaux, dates et valeurs pouvant être lues de deux façons.

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   Vérifier, approuver et exporter

   Répondez à ce que DocSolved n'a pas pu trancher, terminez la révision, obtenez l'approbation si votre espace de travail l'exige, puis exportez ou partagez.

En mode Automatique, si l'IA est indisponible, DocSolved bascule sur la recherche de motifs afin que vous obteniez tout de même un résultat. Le document est marqué Révision requise, avec une note indiquant que les valeurs proviennent d'un analyseur de secours, et l'Extraction affiche Partielle. Une exécution en Extraction personnalisée ou avec un Modèle enregistré ne peut pas basculer ainsi et est marquée Échec.

Importer des documents

Ouvrez Ajouter des documents pour accéder à la zone d'import. Glissez-y un ou plusieurs fichiers, choisissez Parcourir les fichiers, ou choisissez Utiliser l'appareil photo sur un téléphone ou une tablette. Rien n'est analysé tant que vous n'avez pas appuyé sur le bouton d'analyse : vous pouvez donc vérifier les paramètres d'abord.

Comment le document doit-il être extrait ?

• Automatique (trouve les champs pour vous) : DocSolved détecte le type. Vous pouvez définir vous-même le Type de document, la Région et un Nom facultatif avant d'analyser.
• Extraction personnalisée (choisissez les champs pour ce seul document) : décrivez ce dont vous avez besoin avec vos propres mots, joignez éventuellement un exemple, appuyez sur Générer les champs, ajustez la liste, puis Analyser avec ces champs. Les valeurs que le document ne montre pas restent vides. Cette option n'apparaît que si la configuration d'IA actuelle la prend en charge.
• Modèle enregistré (même résultat pour chaque document) : choisissez l'un de vos modèles et appuyez sur Analyser avec ce modèle.

Avant d'analyser, la carte affiche le coût estimé en pages et le nombre de pages qu'il vous reste. Les fichiers que DocSolved ne peut pas lire, les fichiers vides et les fichiers dépassant la limite de taille sont refusés un par un avec la raison ; les autres fichiers de la même sélection sont tout de même traités. Si une photo est floue ou présente des reflets, vous recevez un avertissement et pouvez la reprendre.

Si un fichier est identique à un fichier déjà présent dans vos documents, DocSolved vous le demande d'abord, avant tout débit : Ouvrir le document enregistré ou Analyser à nouveau. Lorsque seuls certains de plusieurs fichiers ont déjà été importés, vous pouvez aussi choisir Ignorer les fichiers déjà importés ; si tous l'ont été, vous pouvez annuler ou les analyser à nouveau.

Envie d'essayer d'abord ? Choisissez Essayer un document exemple sous la zone d'import pour ouvrir un résultat prêt à l'emploi : facture, reçu, bon de commande, bon de livraison ou facture électronique.

PDF longs : choisir quoi analyser

Seules les 5 premières pages d'un document sont analysées. Lorsqu'un PDF est plus long, la carte propose trois choix :

• 5 premières pages : les pages 1 à 5 sont analysées comme un seul document ; les autres ne sont pas analysées.
• Diviser le PDF… : découper le PDF en documents distincts. Chaque document est tout de même analysé jusqu'à 5 pages ; un document plus long est lu partiellement ou ignoré, selon votre choix. Un éditeur de division s'ouvre avec des miniatures de pages où vous ajoutez ou retirez des points de division (Diviser ici, Retirer la division), ou utilisez Division automatique (chaque page ou toutes les quelques pages, puis Appliquer), puis Confirmer la division.
• Choisir des pages : saisissez une plage d'au plus 5 pages à analyser comme un seul document.

Pour un PDF court qui ressemble à plusieurs documents, DocSolved propose Analyser comme N documents ou Analyser comme un seul document, avec Vérifier la division… pour contrôler les points de division trouvés. Les points de division d'un scan sans couche de texte ne peuvent pas être détectés ; divisez-les donc manuellement.

Seules les pages analysées sont débitées. Si vos pages restantes ne couvrent pas toute la division, la carte vous indique quels documents seront analysés et lesquels ne le seront pas. Votre solde de pages ne tronque jamais un document : un document qui ne rentre pas est laissé de côté en entier. (La limite de 5 pages est distincte : elle s'applique à chaque document.)

Traiter plusieurs fichiers à la fois

Sélectionnez plusieurs fichiers à la fois (jusqu'à 20). S'il s'agit des pages d'un même document, comme plusieurs photos prises au téléphone, choisissez Fusionner en un document (dans l'ordre de sélection) ; sinon, choisissez Analyser séparément. Le type, la région, le modèle et le nom que vous définissez s'appliquent à chaque fichier.

L'analyse s'exécute en arrière-plan. Gardez la page ouverte jusqu'à la fin de l'import ; ensuite vous pouvez continuer à travailler ou fermer la page. La progression apparaît sous En cours sur la page d'import, et sous Traitement en cours dans Documents. Pour plusieurs fichiers, un panneau de progression affiche chaque fichier comme Prêt, Révision requise, Échec ou Non importé, et propose Vérifier les N qui ont besoin de vous une fois terminé.

Non importé signifie que le fichier n'est jamais arrivé à l'analyse (par exemple, il a été refusé ou l'import s'est arrêté). Il est compté séparément de Échec, et rien n'est débité pour lui.

Le commutateur Traitement par lots, lorsqu'il est disponible, envoie jusqu'à 20 fichiers (15 Mo chacun, 50 Mo au total) pour un traitement plus lent pouvant prendre jusqu'à 24 heures. Il utilise uniquement les réglages Automatique : un type de document, une région, un nom, un modèle ou des champs personnalisés choisis ne sont pas appliqués. Quand le lot est terminé, Exporter le ZIP télécharge tous les résultats d'un coup.

Photos prises au téléphone et Numériser en PDF

Les photos de documents papier sont redressées et recadrées automatiquement avant d'être lues, lorsque DocSolved peut repérer les bords de la page. Avec Utiliser l'appareil photo, choisissez Ajouter une autre page pour photographier un document de plusieurs pages ; les photos sont fusionnées en un seul document.

Vous avez seulement besoin d'un PDF propre ? Choisissez Numériser en PDF sous la carte d'import. Il redresse et recadre vos photos lorsqu'il peut repérer les bords de la page, applique l'Amélioration que vous choisissez (par exemple niveaux de gris ou noir et blanc) et les combine en un seul PDF à télécharger avec Exporter le PDF. Numériser en PDF n'extrait aucune donnée, n'enregistre rien dans vos documents et n'utilise aucune page.

Factures électroniques structurées (XML)

DocSolved lit les factures électroniques KSeF FA(2) et FA(3), UBL 2.1 (y compris Peppol BIS et XRechnung) et CII (ZUGFeRD, Factur-X et XRechnung). Importez le fichier .xml (là où le lecteur de factures électroniques est activé), ou un PDF Factur-X ou ZUGFeRD avec le XML intégré. Les valeurs sont lues directement dans les données structurées, sans OCR ni approximation de l'IA, et le résultat affiche Facture électronique. Données exactes. Un fichier XML seul n'a pas de page à prévisualiser, il n'y a donc pas de surbrillance sur une page. Si un PDF contient des données de facture électronique, il est lu à partir de celles-ci et aucun type ni modèle que vous avez choisi n'est appliqué. Un import XML coûte une page ; les fichiers XML ne peuvent pas être fusionnés avec d'autres fichiers ni envoyés avec le commutateur Traitement par lots.

Confiance : indice de confiance et justificatifs

Lorsqu'un champ a un score de confiance, c'est un signal de tri, et non une vérification humaine. Les factures électroniques structurées utilisent plutôt un statut de confiance dédié, car les valeurs sont lues depuis le XML et non devinées. Vérifier ou confirmer un champ est une étape distincte de l'extraction.

DocSolved indique d'où provient une valeur et signale ce qu'il n'a pas pu confirmer.

Justificatif. Sélectionnez un champ et, lorsqu'il peut être localisé, l'extrait dont il provient est surligné sur la page. Le PDF annoté affiche les mêmes zones lorsqu'elles sont disponibles.

Mise en évidence des sources. Les cadres de l'aperçu sont marqués comme Valeur localisée, Champ sélectionné, Champ avec un problème ouvert, Emplacement approximatif ou Ligne d'article. Les cadres ne sont pas colorés selon la confiance. Lorsqu'un champ a un score de confiance, vous pouvez le voir en ouvrant le menu et en choisissant Afficher les détails des preuves.

De faibles cadres gris sur l'aperçu repèrent tout le texte reconnu par DocSolved, afin que vous voyiez quel texte a été lu, et pas seulement les champs qu'il a associés.

Le récapitulatif en haut d'un résultat vous indique dans quelle mesure vous pouvez vous y fier : Extraction est Terminée, Partielle (par exemple, seules les 5 premières pages d'un PDF plus long ont été lues) ou Échec ; Contrôles automatiques affiche Réussis, le nombre de problèmes, Conservé tel qu'imprimé (un écart que vous avez choisi d'accepter) ou Non applicable (types de documents qui n'exécutent aucun contrôle) ; Vérification humaine indique si une personne doit encore terminer la révision ; et Informations manquantes liste les valeurs attendues qui n'ont pas été trouvées. Lorsque seule une partie d'un PDF a été analysée, une bannière Analyse incomplète l'indique, et un réviseur peut choisir Accepter l'analyse partielle.

Types de documents pris en charge

DocSolved détecte automatiquement le type, ou vous pouvez en choisir un avant d'analyser. Les documents typés ont un ensemble de champs défini. Lorsque l'IA lit le document, chaque champ de ce type est renvoyé, et une valeur qu'elle n'a pas pu trouver reste vide (elle est listée sous Introuvable, et un champ clé manquant est signalé). Si l'IA est indisponible et que DocSolved bascule sur la recherche de motifs, un champ n'apparaît que lorsqu'une valeur a été trouvée ; même un champ clé tel que les lignes d'articles peut donc manquer entièrement, et vous pouvez l'ajouter pendant la révision. Les exports omettent les champs vides. Les documents généraux n'ont pas de forme fixe : DocSolved renvoie donc tous les champs libellés qu'il trouve.

Avant l'analyse, la liste Type de document propose Détection automatique, Facture, Bon de commande, Bon de livraison, Reçu, Avoir, Note de débit, Facture pro forma, Facture de services publics et Avis de paiement. Les autres types sont reconnus automatiquement. Après l'analyse, vous pouvez changer le type d'un document enregistré avec Changer le type de document dans le menu du résultat ; rien n'est réimporté et aucune nouvelle analyse ne démarre.

Légende ci-dessous : les champs clés sont vérifiés en premier et signalés s'ils manquent. Les champs également capturés sont remplis lorsqu'ils figurent sur le document.

Variantes régionales

Un même type de document peut comporter des informations différentes selon le pays ou la région. Choisissez un Type de document, puis une Région (Auto, UE (TVA), États-Unis (taxe de vente) ou Inde (GST)) avant d'analyser, et DocSolved ajoute les champs pertinents. La région ne s'applique que si vous choisissez un type de document précis ; avec la détection automatique, ou avec le commutateur Traitement par lots, la liste Région est indisponible. DocSolved détecte tout de même la région à partir des numéros fiscaux, de la devise et de la formulation pour ses propres contrôles, mais cela n'ajoute pas de champs.

La liste Région propose UE, États-Unis et Inde. Choisir une région qui n'a pas de variante pour le type sélectionné utilise simplement le type de base ; ce n'est jamais une erreur.

Créer votre propre type (modèles personnalisés)

Vous avez un document que DocSolved ne modélise pas d'origine (un rapport de laboratoire, un formulaire interne, un contrat particulier) ? Ouvrez Modèles et créez un type personnalisé avec exactement les champs dont vous avez besoin, puis choisissez Modèle enregistré lors de l'analyse. Vous pouvez aussi partir d'un résultat avec Enregistrer comme modèle dans son menu. Pour un jeu de champs ponctuel sans enregistrer de modèle, utilisez Extraction personnalisée lors de l'import.

• Types de champs : texte, nombre, montant, date, oui/non, organisation, personne, identifiant, liste, tableau (avec vos propres colonnes)
• Priorité de vérification : marquez chaque champ Critique, Recommandé ou Facultatif pour que le contrôle de complétude sache ce qui compte (les champs Critique et Recommandé manquants sont signalés)
• Pour partir d'un type intégré, choisissez Partir d'un type de document : ses champs sont copiés dans l'éditeur comme point de départ, et vous pouvez les modifier, les supprimer ou en ajouter. Modifier un modèle enregistré crée une nouvelle version.
• Personnel ou espace de travail : un modèle est soit à vous seul (marqué Personnel), soit rattaché à un espace de travail. Dans un espace de travail, tout membre peut en créer un, et son créateur (ou un administrateur de l'espace de travail) peut le modifier.

Langues

L'interface de DocSolved est disponible en anglais, allemand, français, espagnol, polonais et italien. Les documents dans de nombreuses autres langues sont également lus, et les libellés de champs comme Rechnung, Faktura et Facture sont compris. Changez la langue de l'interface depuis le menu des langues ; votre choix est mémorisé.

Accueil

L'Accueil est le point de départ de chaque journée. Sa première partie montre ce qui a besoin de vous, et indique Rien ne demande votre attention lorsque ce n'est pas le cas.

• Demande votre attention comporte deux parties. Documents à vérifier compte les documents dont les données extraites demandent votre vérification ; Tout vérifier (N) lance une session de révision qui les parcourt, et Voir la liste les ouvre dans Documents. À traiter liste ce que vos documents vous demandent de faire et qui est bientôt dû, en retard ou encore à confirmer ; l'Accueil en montre les premiers et Voir les N éléments à traiter ouvre la liste complète.
• À venir liste les dates les plus proches (jusqu'à cinq parmi les 30 prochains jours), avec Afficher plus sur les 90 prochains jours pour le reste.
• Ajoutés récemment montre vos six documents les plus récents, les vôtres et ceux de vos espaces de travail, avec des filtres Type et Espace de travail et Voir tous les documents.
• Partagés récemment apparaît tant que vous avez des liens de partage actifs.
• Pendant le traitement des documents, une ligne de progression indique combien sont terminés ou en échec, avec Voir la progression.

Voir les N éléments à traiter ouvre la liste complète des éléments à traiter. Voir Éléments à traiter et dates.

Vérifier et corriger les résultats

Ouvrez un document pour voir ses valeurs à côté de la page dont elles proviennent. Lorsque le document demande une révision, le haut du résultat indique combien de problèmes restent et Vérifier N problèmes vous mène au premier. Chaque problème explique ce que DocSolved a trouvé et propose les réponses adaptées, directement dans l'élément :

Vous pouvez aussi travailler champ par champ :

• Modifiez n'importe quelle valeur directement tant que la révision est ouverte : cliquez, saisissez, terminé
• Confirmez un champ pour le marquer comme vérifié
• Ajoutez un champ manquant que l'IA n'a pas identifié
• Éditeur de lignes d'articles pour les documents ayant un tableau de lignes d'articles (factures, bons de commande, bons de livraison, reçus et documents similaires) : ajoutez, supprimez et modifiez des lignes dans un tableau
• Cliquez sur un champ pour accéder à son texte source sur la page et le surligner
• Restaurer la valeur extraite remet ce qui a été lu dans le document si vous changez d'avis
• Ce sont vos modifications qui sont enregistrées, exportées et partagées. pas la sortie brute de l'IA

Parcourir les problèmes un par un

Lorsqu’un résultat présente des problèmes ouverts, une invite au-dessus du document affiche Problème 1 sur N avec une brève description du problème.

• Problème suivant (ou Afficher le problème lorsqu’il n’en reste qu’un) ouvre le problème et met en évidence le champ sur la page.
• Ignorer le problème, sur le problème ouvert lui-même, passe au suivant sans modifier la valeur. Le problème reste ouvert, vous pourrez donc y revenir plus tard.
• Masquer réduit l’invite en une petite bulle qui conserve le compteur. Sélectionnez la bulle pour la rouvrir.
• Lors de la vérification de plusieurs documents, Passer pour l’instant enregistre un report : le document doit toujours être vérifié et reste dans la liste.

Terminer la révision

Lorsqu'il n'y a plus rien à trancher, terminez avec le bouton principal. Pour vos propres documents, et dans les espaces de travail qui n'exigent pas d'approbation, il indique Accepter les données extraites ; dans un espace de travail qui exige une approbation, il indique Terminer la révision, et après des modifications demandées, il indique Résoudre et terminer la révision. Terminer enregistre votre nom et l'heure, confirme les valeurs qui remplissent les critères et verrouille les champs. Vous pouvez Rouvrir la révision plus tard si quelque chose doit changer.

Vérifier plusieurs documents à la suite

Pour traiter un ensemble de documents l'un après l'autre, lancez une session de révision depuis une commande qui nomme l'ensemble : Tout vérifier (N) sur l'Accueil, Vérifier les N documents à vérifier dans Documents, ou Vérifier les N qui ont besoin de vous après un import de plusieurs fichiers. Ouvrir une seule ligne ou un seul lien n'ouvre que ce document.

• La barre de session affiche Document i sur N, une liste que vous pouvez filtrer (par exemple par Passés pour l'instant), et ‹ Précédent.
• Tant qu'un document demande encore une révision, le bouton suivant indique Passer pour l'instant : le document reste en Révision requise et est listé comme passé. Une fois un document terminé, il indique Document suivant, et sur le dernier Terminer la vérification.
• Le récapitulatif de fin regroupe les documents (encore à vérifier, vérifiés par vous, révision déjà terminée ailleurs, etc.) et propose Vérifier les N restants.
• Une session appartient à l'onglet du navigateur dans lequel elle a été lancée. Si vous la quittez, Documents affiche Reprendre et Terminer la vérification.

Les questions pour savoir si un document est une copie ou une version plus récente d'un autre ne comptent pas comme révision.

Contrôles, suggestions et Conserver tel qu'imprimé

DocSolved signale un document lorsque ce qu'il a lu est incomplet, incertain ou incohérent.

Une erreur de lecture ou une erreur dans le document ?

Une vérification échouée a l'une de trois causes, et elles se corrigent différemment :

• La valeur a été mal lue (par exemple 1.190 au lieu de 1190). Corrigez la valeur ou acceptez une lecture suggérée. La page elle-même reste la référence.
• Le document lui-même est incohérent (par exemple, ses propres totaux ne correspondent pas). DocSolved ne réécrit jamais une valeur imprimée pour faire fonctionner le calcul ; rien n'est donc suggéré. Choisissez Conserver tel qu'imprimé : les valeurs restent telles qu'imprimées, la vérification cesse de bloquer le document, et l'écart reste visible sur le document et dans son historique.
• La vérification ne s'applique pas à ce document (par exemple, une facture sans TVA n'a pas de montant de TVA à comparer). Marquez cette valeur comme non applicable (pour un montant de TVA manquant, les boutons indiquent Confirmer comme non applicable ou Confirmer l'autoliquidation) : la vérification n'est alors plus comptée comme échouée, et votre décision est consignée dans l'historique du document.

DocSolved ne devine jamais une lecture réellement ambiguë. Il ne convertit une valeur automatiquement que lorsqu'il n'existe qu'une seule lecture possible, et vous demande sinon, sauf pour les corrections automatiques décrites plus bas, qui exigent que la page imprime la valeur corrigée.

Lectures suggérées et corrections automatiques

Pour certains montants et certaines dates, la valeur imprimée peut être lue de plusieurs façons : un séparateur décimal qui pourrait être un séparateur de milliers, ou un jour et un mois qui pourraient être inversés. Lorsque les suggestions sont activées pour ce type de valeur, DocSolved procède en trois étapes :

1. Vérifier. La valeur est comparée à la page et aux autres chiffres du document.
2. Suggérer. Si la page permet de déterminer la lecture voulue, cette lecture est marquée Suggéré. Les règles fixes sont appliquées en premier ; pour certaines valeurs, une lecture par IA peut être proposée à la place. Dans tous les cas, une suggestion n’est affichée qu’après avoir réussi une Vérification indépendante : elle est une lecture de la valeur imprimée, la page la confirme, et elle ne provoque aucun nouveau problème dans les vérifications.
3. C’est vous qui décidez. Si rien ne réussit cette vérification, rien n’est suggéré. Pourquoi rien n’est suggéré explique la raison, et vous choisissez vous-même la lecture.

Ouvrez Comment cela a été vérifié pour voir ce qui est affiché sur la page, ce qui a été lu et pourquoi la suggestion a réussi. Vous pouvez ensuite :

• Sélectionnez la lecture Suggéré pour la confirmer.
• Choisissez une autre lecture, ou saisissez une valeur, pour corriger vous-même le champ.
• Ignorer la suggestion pour l’écarter et décider vous-même.
• Annuler sur une suggestion acceptée rétablit la valeur précédente et rouvre le problème. Cette option est proposée jusqu'à ce que le document soit de nouveau modifié ou que la révision soit terminée.

Une suggestion se rapporte à la version du document pour laquelle elle a été faite. Si le document est modifié d’abord, la suggestion ne s’applique plus et vous choisissez vous-même la lecture.

Aucune suggestion : si aucune lecture ne passe le contrôle, si le champ est de ceux qui ne sont jamais modifiés à partir d'une suggestion (comme l'identité du fournisseur, les numéros fiscaux ou les coordonnées bancaires), ou si le document a changé entre-temps, l'élément reste à votre charge et en indique la raison.

Une correction automatique est enregistrée dans l'historique de révision comme effectuée par DocSolved (réparation automatique).

Là où les suggestions ne sont pas disponibles, chaque élément attend simplement votre réponse.

Conserver tel qu'imprimé

DocSolved ne réécrit pas les valeurs pour faire concorder les totaux. Si les montants imprimés sur une facture ne concordent pas, il conserve les valeurs affichées dans le document d'origine et signale l'incohérence.

Si les valeurs sont correctes et que l'écart est réel, choisissez Conserver tel qu'imprimé sur l'élément des totaux. Indiquez pourquoi : Le document lui-même ne concorde pas (par exemple, une erreur du fournisseur) ou Les valeurs sont correctes ; ce contrôle ne convient pas au document (par exemple, des lignes de remise ou de frais), et ajoutez une note facultative. Rien n'est recalculé ; votre décision est enregistrée sur le document et dans son historique de révision, et le document peut devenir Prêt. Vous pouvez l'annuler jusqu'à ce que la révision soit terminée.

Rechercher et organiser des documents

Documents liste tout ce que vous avez enregistré et tout ce qui est partagé avec vous dans vos espaces de travail.

• Onglets d'état : Tous, Révision requise, Prêt et Échec.
• Filtrer par nom, numéro ou texte restreint la liste ; la zone de recherche en haut de l'application cherche dans tous vos documents et leur contenu. Si tous les mots ne sont pas trouvés, vous voyez les correspondances les plus proches.
• Filtres : état de révision, état d'approbation, attention (problèmes d'extraction, doublons possibles), type, espace de travail, dossier, étiquette, versions, date d'ajout et montant. Enregistrez une combinaison que vous utilisez souvent comme vue enregistrée, et triez par plus récent d'abord ou par plus incertain d'abord.
• Aperçu rapide : sur un grand écran (1200 pixels ou plus), sélectionner une ligne affiche l'aperçu du document à côté de la liste, avec Ouvrir pour la vue complète (et Réviser pour un document qui nécessite une révision).
• Actions de ligne : Partager, Exporter et, lorsque c'est l'étape suivante, Accepter les données extraites. Le menu ⋯ ajoute les étapes de révision et d'approbation, Trouver les documents liés (pour les factures, bons de commande, bons de livraison et bordereaux de colisage), Voir les doublons, Renommer, Épingler, Déplacer vers l'espace de travail ou Rendre privé, et Supprimer.
• Sélectionnez plusieurs lignes pour les partager, les exporter, les classer dans un dossier, les étiqueter, les ajouter à un dossier de suivi, les déplacer vers un espace de travail ou les supprimer ensemble. Les dossiers et les étiquettes servent uniquement à votre propre classement ; ils ne changent jamais qui peut voir un document.

Doublons et versions. Lorsqu'un document a les mêmes type, fournisseur, numéro, total et date qu'un document enregistré plus tôt, le plus récent est marqué Doublon possible, et Voir les doublons liste les copies. Lorsqu'une version plus récente remplace un document, l'ancien indique Remplacé par une version plus récente et est masqué de la liste, sauf si vous incluez les versions remplacées.

Fournisseurs et clients (menu du compte) liste les vendeurs et acheteurs confirmés à partir de vos documents. Vous pouvez les modifier, les fusionner et les archiver. DocSolved mémorise aussi les coordonnées bancaires qu'il lit pour chaque fournisseur et signale une nouvelle facture dont le compte diffère de l'un de ceux qu'il a déjà vus ; vous pouvez supprimer une entrée mémorisée sur la même page. Le Tableau de bord analytique résume vos documents enregistrés dans des tuiles et un générateur de rapports.

Espaces de travail, rôles et approbation

Un espace de travail permet à une équipe de partager des documents, des modèles et des dossiers. Déplacez un document dans un espace de travail (Déplacer vers l'espace de travail…) pour le partager avec ses membres, ou Rendre privé pour le reprendre. La facturation reste personnelle : chaque membre utilise son propre quota de pages et de stockage.

Vos propres documents (privés) n'ont pas d'étape d'approbation : vous terminez la révision et c'est tout. Un administrateur de l'espace de travail peut activer Exiger une approbation pour les documents de cet espace de travail dans les Paramètres de l'espace de travail. Un réviseur termine alors la révision et choisit Soumettre à approbation, et un administrateur choisit Approuver le document, Demander des modifications (avec un commentaire) ou Rejeter (avec un motif). Les modifications demandées reviennent au réviseur sous la forme Corriger les modifications demandées. L'historique d'approbation du document enregistre chaque étape.

L'approbation est un état distinct de l'extraction et de la révision : un document approuvé est un document validé par une personne. Les intégrations doivent déclencher les écritures comptables à partir de l'approbation, et non de l'extraction.

Éléments à traiter et dates

Lorsque les suggestions d'actions sont activées, DocSolved lit le texte de vos documents enregistrés pour y trouver ce qu'ils vous demandent, comme payer un montant, renouveler, résilier avant une échéance, répondre ou signer, ainsi que les dates importantes qu'ils mentionnent. Chaque suggestion s'appuie sur une phrase citée du document. Sur la page du document, ouvrez Ce que ce document vous demande pour les voir ; les plus importantes apparaissent aussi sur l'Accueil.

Les suggestions ne sont des tâches que si vous le décidez. Sur l'Accueil, une suggestion est marquée Suggéré par DocSolved. Pour chaque élément, vous pouvez :

• Confirmer comme tâche (dans le menu ⋯) pour en faire l'une de vos tâches ; Retirer des tâches la reprend
• Marquer comme fait (ou Marquer comme payé pour un paiement), ou Ignorer ; Annuler remet un élément terminé ou ignoré à l'état de suggestion
• Afficher dans le document pour voir la phrase dont il provient
• Fixer une date ou Modifier la date pour saisir vous-même la date (proposé lorsque le document ne donne pas de date exacte, ou lorsque la date est peut-être périmée)
• Ajouter à l'agenda pour télécharger un fichier d'agenda (.ics) avec un rappel la veille

Les éléments marqués Facultatif sont proposés ou recommandés par le document plutôt qu'obligatoires.

Comment les dates sont déterminées

Une date n'est considérée comme exacte que si elle est imprimée, ou comptée en jours ou en semaines à partir d'une date imprimée sur le document. Les dates exactes indiquent leur éloignement (par exemple dans 3 jours ou 2 jours de retard). Lorsqu'une échéance ne peut pas être fixée à un jour du calendrier, comme 14 jours ouvrés à compter de la réception, DocSolved affiche les termes du document et explique pourquoi il n'y a pas de date exacte. Si une date imprimée peut être lue de deux façons, on vous demande Quelle date ?, et l'élément n'est jamais considéré comme en retard tant que vous n'avez pas choisi.

Si vous corrigez une valeur à partir de laquelle une date a été calculée, comme la date de la facture, la date est marquée La date est peut-être périmée – vérifiez-la. Rien ne change tant que vous n'avez pas choisi la bonne date. Une date que vous fixez vous-même est affichée comme date fixée par vous et n'est jamais marquée comme périmée ; effacez-la pour revenir à la lecture du document.

Ajouter à l'agenda n'est disponible que pour une tâche confirmée avec une date exacte qui n'est pas périmée.

Les copies et les versions remplacées ne répètent pas les éléments à traiter : ils sont affichés avec l'original ou la dernière version.

Documents liés et dossiers

Trouver les documents liés

Pour une facture, un bon de commande ou un bon de livraison, Trouver les documents liés (menu ⋯) cherche dans vos documents leurs équivalents, par exemple par référence de commande ou par fournisseur. Chaque correspondance indique pourquoi elle a été liée et un libellé de correspondance (Correspondance forte, Correspondance moyenne ou Correspondance faible), et liste les différences comme des totaux ou devises différents ou des lignes d'articles manquantes. Lorsqu'une facture correspond à la fois à un bon de commande et à un bon de livraison, un récapitulatif de rapprochement à trois voies est affiché. Les correspondances sont des suggestions à vérifier, et non des relations vérifiées.

Dossiers

Un dossier regroupe une commande avec ses livraisons, ses factures et ses avoirs, afin que vous puissiez confirmer comment ils sont liés et les exporter en un seul lot.

1. Ouvrez Dossiers et choisissez Nouveau dossier, ou sélectionnez des documents dans Documents et choisissez Ajouter au dossier.
2. Choisissez qui peut le voir : Moi uniquement ou une équipe. Un dossier d'équipe ne peut contenir que des documents partagés avec cette équipe.
3. Ajoutez des documents. Si vous avez choisi la liste de contrôle Commande, livraison, facture, note de crédit, elle indique lesquels de la commande, de la livraison et de la facture sont présents ; une note de crédit est facultative.
4. Choisissez Vérifier les liens. DocSolved ne suggère des liens qu'à partir des références imprimées sur les documents, comme un numéro de commande. Chaque lien est À confirmer jusqu'à ce que vous choisissiez Confirmer ou Rejeter. Utilisez Lier deux documents pour ajouter vous-même un lien.
5. Suivez les notes Prochaine étape et À résoudre jusqu'à ce que le dossier soit complet, puis Exporter le lot pour télécharger un ZIP avec un manifeste qui liste tout ce qui reste non résolu.

Le récapitulatif Totaux compare les montants commandés, facturés et crédités par devise ; les documents en devises différentes ne sont pas additionnés. Si un document change ou est remplacé après que vous avez confirmé un lien, le lien affiche À revérifier. Confirmer un lien ne règle pas les différences entre les documents. L'onglet Graphe montre les mêmes liens. L'onglet Chronologie montre les dates imprimées sur les documents et le moment où des événements se sont produits dans DocSolved, tels que les imports, les révisions et les décisions sur les liens.

Exportation

Choisissez Exporter sur un résultat ou sur une ligne de Documents. La boîte de dialogue d'export regroupe les formats ; un format qui ne s'applique pas au document est soit masqué, soit grisé avec la raison.

Les exports que vous téléchargez incluent vos corrections et les suggestions acceptées, et non la lecture d'origine. Le PDF annoté fait exception : il constitue un enregistrement de l'analyse et n'est jamais redessiné. Un lien de partage sert l'instantané créé en même temps que le lien.

Le résumé en une phrase est rédigé lors de l'analyse du document et n'est pas réécrit lorsque vous corrigez ou effacez une valeur. Après une correction, l'écran ainsi que les exports JSON, feuille de calcul et PDF indiquent que le résumé est antérieur à la correction ; les champs, eux, sont toujours à jour.

Il existe deux téléchargements ZIP différents. Après un import par lot, Exporter le ZIP sur le lot télécharge chaque document terminé dans son propre fichier JSON, identique à son export JSON unique. Les fichiers portant le même nom sont numérotés, par exemple invoice.pdf (2).json. Le manifest.json inclus liste chaque document ; un document qui n'a pas pu être exporté y figure avec l'erreur export_failed au lieu d'être omis.

Pour exporter plusieurs documents enregistrés, sélectionnez-les dans Documents et choisissez Exporter, puis un format. Vous obtenez un seul ZIP avec un fichier par document et un fichier _export-manifest.json qui liste chaque document sélectionné comme exporté, indisponible ou en échec. Si certains n'ont pas pu être exportés, un avertissement indique combien, et le ZIP est nommé docai-export-partial-2-of-3.zip (par exemple) au lieu d'un nom ordinaire. Si aucun n'a pu être exporté, rien n'est téléchargé et on vous en explique la raison.

Les dates et les montants des feuilles de calcul et des fichiers comptables utilisent un format standard unique. L'export ne dépend ni de la révision ni de l'approbation : vérifiez donc l'état du document avant de vous fier à un export.

Partager en toute sécurité

Besoin d'envoyer un résultat à un collègue, un client ou un auditeur ? Choisissez Partager sur un document enregistré. La boîte de dialogue comporte quatre étapes :

1. Paramètres : une étiquette facultative, Lien public ou Équipe uniquement (pour les documents d'un espace de travail), l'expiration (1, 7, 30 ou 90 jours), si les destinataires peuvent télécharger les exports, s'il faut inclure une copie expurgée du PDF, et s'il faut afficher votre nom (le nom de votre compte, pas votre e-mail).
2. Champs : choisissez pour chaque champ s'il est affiché en entier, masqué (partiellement) ou caché. DocSolved analyse d'abord les champs à la recherche de données sensibles comme les e-mails, numéros de téléphone, comptes bancaires, numéros fiscaux et d'identité nationale, dates de naissance, noms et adresses, et masque ou cache les valeurs très sensibles qu'il trouve. Si l'analyse ne peut pas s'exécuter, tous les champs démarrent cachés, de même que tous les champs d'un résultat d'extraction personnalisée.
3. Réviser : vérifiez le récapitulatif et, pour une copie expurgée, l'aperçu page par page. Faites glisser sur une page pour noircir des zones supplémentaires. Confirmez que vous avez vérifié ce qui sera partagé, puis choisissez Créer le lien.
4. Terminé : copiez le lien, envoyez-le par e-mail, ou choisissez Voir ce que voit le destinataire.

• Révocation. Vous pouvez révoquer un lien à tout moment, mais une copie que quelqu'un a téléchargée ne peut pas être rappelée.
• Copie expurgée (copie sécurisée, bêta). Toute valeur qui n'est pas partagée en entier est noircie, et les QR codes et codes-barres le sont toujours. Avant la création du lien, DocSolved relit la copie et la vérifie ; si une valeur cachée est encore lisible, aucun lien n'est créé. Seuls les champs capturés par DocSolved sont couverts ; le texte sensible ailleurs sur la page (pieds de page, tampons, texte libre) peut rester visible : vérifiez donc l'aperçu avant de partager. Si la vérification échoue, rien n'est partagé ; vous pouvez couvrir les zones signalées, cacher le champ, vérifier à nouveau, ou créer le lien sans le PDF expurgé. Une copie expurgée nécessite que le fichier d'origine soit stocké avec le document, et un emplacement détecté sur la page pour chaque champ que vous masquez ou cachez ; un champ sans emplacement doit rester affiché en entier, sinon la copie expurgée ne peut pas être créée.
• Les liens réservés à l'équipe ne s'ouvrent que pour les membres connectés de l'espace de travail, sans jeton public.
• Plusieurs documents : sélectionnez jusqu'à 40 lignes dans Documents et choisissez Partager pour obtenir un seul lien avec leurs valeurs (masquées par défaut ; les noms de fichiers et les résumés restent hors du lien). Un PDF expurgé n'est disponible que pour le partage d'un seul document.
• Gestion des liens : le document liste ses liens comme Actif, Révoqué ou Expiré, avec les vues et Révoquer. Le lien lui-même n'est affiché qu'à sa création ; Ouvrir et Copier le lien ne fonctionnent donc que dans le même onglet du navigateur.

Le filtrage des champs se fait sur le serveur à la création du lien : le lien ne contient que les champs que vous avez choisis, et les destinataires sont servis à partir de cet instantané.

Un lien affiche un instantané du document tel qu'il était lors de sa création. Si vous corrigez ensuite une valeur, les liens existants ne changent pas : ils continuent d'afficher la version précédente, et le lien dans votre liste indique que le document a changé. Pour partager la version corrigée, révoquez le lien et créez-en un nouveau. Un lien créé après une correction affiche les valeurs corrigées ; s'il inclut le résumé, une note à côté indique que la phrase a été rédigée avant la correction.

Nouveautés et journal des modifications

Nouveautés dans la navigation liste les changements du produit que vous pouvez utiliser, du plus récent au plus ancien. Elle affiche les mises à jour publiées qui concernent votre compte (par exemple votre offre, votre rôle dans l'espace de travail ou votre région) et qui sont disponibles dans la version de DocSolved que vous utilisez. Un point signale les mises à jour que vous n'avez pas encore vues ; une mise à jour est considérée comme vue dès qu'elle vous a été montrée, et Tout marquer comme lu les efface toutes.

• Chaque mise à jour a une catégorie (Nouveau, Amélioré, Corrigé, Action requise, Obsolète ou Problème connu), une date, et parfois un bouton qui mène à la fonctionnalité. Une mise à jour qui a été modifiée de façon substantielle affiche Mis à jour le avec la date.
• Afficher les mises à jour et modifications antérieures liste tout ce qui vous a été annoncé, avec son statut aujourd'hui, par exemple Disponible, Indisponible pour le moment ou Retiré.
• Si rien n'est listé, vous voyez Vous êtes à jour, avec un lien Voir le journal des modifications complet vers le journal des modifications public. Une liste vide est normale : tout changement de DocSolved ne donne pas lieu à une annonce.

Le journal des modifications est public. Il commence par Points forts, puis Historique complet des versions, regroupé par mois, les plus récents en premier. Les notes de version antérieures au 13 octobre 2026 sont conservées telles qu'elles ont été rédigées et marquées Archivé ; elles décrivent ce qui a changé à l'époque, et non ce qui est disponible aujourd'hui.

Réception d'e-mails et automatisation des approbations

DocSolved peut accepter des pièces jointes transférées par Postmark, Mailgun, SendGrid, Amazon SES, Make, n8n ou un autre adaptateur. DocSolved n'héberge pas de boîte aux lettres et n'analyse pas lui-même les charges utiles d'e-mail propres au fournisseur : celui-ci reçoit le message, filtre les spams, extrait les pièces jointes et les envoie à l'API d'ingestion d'e-mails de DocSolved.

1. Créez une clé API avec la portée extract (ajoutez history si vous voulez aussi lire les documents enregistrés) dans Paramètres développeur.
2. Configurez le fournisseur d'e-mails ou le flux d'automatisation avec un identifiant de message et un espace de noms fournisseur/compte stables.
3. Incluez éventuellement un espace de travail afin que les pièces jointes rejoignent sa file de révision et d'approbation.
4. Examinez les champs incertains, terminez la révision et laissez un approbateur autorisé approuver le document.
5. Utilisez le webhook signé document.approved (et non document.completed) pour lancer une écriture comptable ou un export.

La livraison des webhooks est durable et réessayée automatiquement. Si un événement durable ne peut pas être mis en file d'attente après plusieurs tentatives, il apparaît sous Paramètres développeur → Événements nécessitant une attention, où vous pouvez le relancer après avoir corrigé la cause.

Pour les champs multipart, les exemples de réponse, la vérification de signature et la configuration de Make/n8n, consultez la documentation de l'API.

Conseils pour de meilleurs résultats

• Téléversez le PDF original lorsque vous en avez un. Les PDF contenant du texte sont lus plus précisément que les photos.
• Importez le XML d'une facture électronique lorsque vous l'avez : ses valeurs sont exactes.
• Pour les photos/scans : bon éclairage, page entière dans le cadre, inclinaison minimale
• Choisissez le type ou la région si vous les connaissez déjà. Cela évite toute approximation.
• Avec Afficher les détails des preuves activé, un champ peut afficher une pastille de confiance : les vertes sont les moins susceptibles de nécessiter un coup d'œil ; les ambre et les rouges en méritent un. La confiance est un signal de tri, et non une vérification.
• Divisez les PDF longs en leurs vrais documents lors de l'import, afin que chacun obtienne ses propres pages (jusqu'à 5 par document) et son propre résultat.
• Utilisez un type personnalisé pour les documents internes récurrents afin d'obtenir des champs nommés et cohérents à chaque fois

Pages et quota

DocSolved mesure l'utilisation en pages : analyser une page d'un document consomme une page de votre quota. Chaque nouveau compte démarre avec 100 pages gratuites, un quota de départ unique sans expiration. Avec une offre payante, chaque cycle de facturation remet votre solde au niveau du quota mensuel de l'offre ; ce qui reste est conservé, et le quota ne s'y ajoute pas.

• Chaque page analysée compte une fois, au même tarif pour l'import web, le lot, l'ingestion par e-mail et l'API. Une analyse en échec n'est pas débitée, et une page n'est pas débitée lorsque l'IA était indisponible ou que rien n'a pu être lu (dans une limite mensuelle). Réanalyser un document enregistré débite à nouveau ses pages ; corriger un champ est gratuit. Les nouvelles tentatives du fournisseur ne débitent pas deux fois une pièce jointe terminée.
• Les pages non analysées après une division ne sont pas débitées, et rien n'est débité pour les fichiers qui n'ont pas été importés.
• Une analyse de sensibilité par IA lors d'un partage, lorsqu'elle est nécessaire, coûte une page par document (indiqué avant que vous la déclenchiez).
• La consultation, les exports, Numériser en PDF, les tableaux de bord et le partage sans analyse par IA sont gratuits.
• Lorsque votre solde restant ne peut pas couvrir un document, ou atteint zéro, l'analyse est refusée et vous voyez une invite de mise à niveau. Rien n'est supprimé. Vos résultats enregistrés restent jusqu'à ce que vous les supprimiez.

Paramètres du compte affiche votre offre, les pages restantes, l'espace de stockage utilisé et un tableau Utilisation et pages de ce qui a été débité. Les offres et les tarifs sont sur la page des tarifs.

Limites en un coup d'œil

La limite de taille d'import est indiquée sur la carte d'import. Les limites de documents et de stockage dépendent de votre offre.

FAQ