Guida utente

Trasforma fatture, ricevute, contratti, CV e altri documenti aziendali in dati puliti, verificabili e pronti per l'esportazione, con l'evidenza di origine mostrata dietro i valori letti da una pagina.

Questa guida riguarda l'uso di DocSolved nel browser. Vuoi chiamare DocSolved da codice? Consulta la documentazione API.

Cosa fa DocSolved

Carichi un documento, lo elabori tramite l'API oppure fai inviare un allegato e-mail all'API da uno strumento di automazione. DocSolved lo legge, capisce che tipo di documento è ed estrae i campi che contano: numero di fattura, totali, voci di riga, nomi, date e così via. Ogni valore è:

• Controllato: per i documenti con tipo definito, come le fatture, i campi obbligatori, i totali e le date vengono convalidati e tutto ciò che è dubbio viene segnalato. Quando un campo ha un punteggio di confidenza (per esempio un valore letto dal parser di riserva), lo trovi in Mostra dettagli delle evidenze.
• Tracciabile: su scansioni e foto, il testo da cui è stato letto viene evidenziato sulla pagina; i valori delle fatture elettroniche strutturate arrivano direttamente dall'XML
• Modificabile: correggi o aggiungi qualsiasi cosa prima di salvare o esportare
• Esportabile in JSON, CSV, Excel o PDF, e condivisibile con un link sicuro

DocSolved controlla anche ciò che ha letto. Quando qualcosa non torna, manca o può essere letto in due modi, il documento viene contrassegnato come Da revisionare e ti mostra esattamente cosa decidere. Dove la funzione è attiva, suggerisce anche cosa ti chiede un documento, per esempio pagare una fattura entro la scadenza.

Caricamenti supportati: PDF, e-fatture XML (dove abilitate), PNG, JPG/JPEG, HEIC/HEIF, AVIF, TIFF, BMP, WEBP. Ogni file può pesare fino a 15 MB. I PDF multipagina sono supportati; l'AI legge fino alle prime 5 pagine di ogni documento per l'estrazione dei campi. Per un PDF più lungo scegli tu quali pagine analizzare, oppure lo dividi in più documenti.

Per iniziare

Per analizzare i documenti serve un account gratuito: scegli Accedi o Crea un account. Ogni nuovo account parte con una dotazione una tantum di pagine gratuite. Senza un account puoi aprire i risultati di esempio nelle pagine demo per vedere come funzionano l'estrazione e la revisione.

Dopo l'accesso, la navigazione laterale e la parte alta di ogni pagina ti portano alle aree principali:

L'indicatore Pagine rimanenti nella navigazione mostra quanta parte della tua dotazione è rimasta. Il menu dell'account contiene Impostazioni account, Fatturazione, Dashboard analitica, Fornitori e clienti, Chiavi API e le impostazioni Lingua e Aspetto (Sistema, Chiaro o Scuro).

Su un telefono, una barra di schede in basso nello schermo ti dà Home, Documenti, Aggiungi e Cerca. Su uno schermo stretto, la revisione mostra una domanda alla volta.

Come viene elaborato un documento

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   Ricevi o carica

   Trascina un file, oppure usa l'API (per esempio da un'automazione e-mail).

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   Lettura (OCR)

   La pagina viene letta in testo e nella posizione di ogni parola (dal livello di testo del PDF, se ne ha uno, altrimenti tramite OCR), così i valori possono essere ricondotti alla pagina. Le e-fatture strutturate saltano questo passaggio: i loro valori vengono letti dall'XML.

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   Classificazione

   DocSolved rileva il tipo di documento, con un punteggio di confidenza, e la regione. Puoi impostare il tipo e la regione prima di analizzare e cambiare il tipo in seguito se sai che è diverso.

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   Estrai e controlla

   L'AI compila i campi per quel tipo e DocSolved li controlla: campi obbligatori, totali, date e valori che potrebbero essere letti in due modi.

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   Verifica, approvazione ed esportazione

   Rispondi a ciò che DocSolved non ha potuto stabilire, completa la revisione, ottieni l'approvazione dove il tuo spazio di lavoro la richiede, poi esporta o condividi.

In modalità Automatico, se l'AI non è disponibile, DocSolved ricorre al riconoscimento di schemi, così ottieni comunque un risultato. Il documento viene contrassegnato come Da revisionare con una nota che indica che i valori provengono da un parser di riserva, e Estrazione mostra Parziale. Un'estrazione personalizzata o un modello salvato non può ricorrere a questa soluzione ed è contrassegnato come Non riuscito.

Caricare documenti

Apri Aggiungi documenti per raggiungere l'area di caricamento. Trascina uno o più file al suo interno, scegli Sfoglia i file, oppure scegli Usa la fotocamera su un telefono o un tablet. Nulla viene analizzato finché non premi il pulsante di analisi, così puoi controllare prima le impostazioni.

Scegli come estrarre il documento

• Automatico (trova i campi per te): DocSolved rileva il tipo. Puoi impostare tu Tipo di documento, Regione e un Nome facoltativo prima di analizzare.
• Estrazione personalizzata (scegli i campi per questo singolo documento): descrivi con parole tue ciò che ti serve, allega se vuoi un esempio, premi Genera campi, modifica l'elenco, poi Analizza con questi campi. I valori che il documento non riporta restano vuoti. Questa opzione compare solo se la configurazione AI attuale la supporta.
• Modello salvato (stesso output per ogni documento): scegli uno dei tuoi modelli e premi Analizza con questo modello.

Prima di analizzare, la scheda mostra il costo stimato in pagine e quante pagine ti restano. I file che DocSolved non riesce a leggere, i file vuoti e quelli oltre il limite di dimensione vengono rifiutati uno per uno con il motivo; gli altri file della stessa selezione proseguono comunque. Se una foto è sfocata o ha riflessi, ricevi un avviso e puoi rifarla.

Se un file è identico a uno già presente tra i tuoi documenti, DocSolved te lo chiede prima di addebitare qualsiasi cosa: Apri il documento salvato oppure Analizza di nuovo. Se solo alcuni di più file erano già stati caricati, puoi anche scegliere Salta i file già caricati; se lo erano tutti, puoi annullare oppure analizzarli di nuovo.

Vuoi provare prima? Scegli Prova un documento di esempio sotto l'area di caricamento per aprire un risultato già pronto di fattura, ricevuta, ordine d'acquisto, bolla di consegna o e-fattura.

PDF lunghi: scegli cosa analizzare

Vengono analizzate solo le prime 5 pagine di un documento. Quando un PDF è più lungo, la scheda mostra tre scelte:

• Prime 5 pagine: le pagine da 1 a 5 vengono analizzate come un unico documento; le altre non vengono analizzate.
• Dividi PDF…: taglia il PDF in documenti separati. Ogni documento viene comunque analizzato fino a 5 pagine; uno più lungo viene letto in parte o saltato, come scegli tu. Si apre un editor di divisione con le miniature delle pagine, in cui aggiungi o rimuovi i punti di divisione (Dividi qui, Rimuovi la divisione), oppure usi Divisione automatica (ogni pagina o ogni poche pagine, poi Applica), quindi Conferma divisione.
• Scegli le pagine: inserisci un intervallo di pagine, fino a 5, da analizzare come un unico documento.

Per un PDF breve che sembra contenere più documenti, DocSolved propone Analizza come N documenti oppure Analizza come un unico documento, con Rivedi divisione… per controllare i punti di divisione che ha trovato. I punti di divisione in una scansione senza livello di testo non possono essere rilevati, quindi dividi a mano.

Vengono addebitate solo le pagine analizzate. Se le pagine che ti restano non coprono l'intera divisione, la scheda ti dice quali documenti verranno analizzati e quali no. Il saldo non taglia mai un documento a metà: uno che non rientra viene escluso per intero. (Il limite di 5 pagine è un'altra cosa: vale per ogni documento.)

Elaborazione di più file contemporaneamente

Seleziona più file insieme (fino a 20). Se sono pagine di un unico documento, come più foto scattate con il telefono, scegli Unisci in un documento (nell'ordine di selezione); altrimenti scegli Analizza separatamente. Il tipo, la regione, il modello e il nome che imposti si applicano a ogni file.

L'analisi si svolge in background. Tieni aperta la pagina finché il caricamento non è terminato; dopo puoi continuare a lavorare o chiudere la pagina. L'avanzamento compare in In corso nella pagina di caricamento e come Elaborazione in corso in Documenti. Per più file, un pannello di avanzamento mostra ogni file come Pronto, Da revisionare, Non riuscito o Non caricato, e a lavoro finito offre Controlla gli N che richiedono te.

Non caricato significa che il file non è mai arrivato all'analisi (per esempio è stato rifiutato oppure il caricamento si è interrotto). Viene conteggiato separatamente da Non riuscito e non viene addebitato nulla.

L'interruttore Elaborazione in batch, dove disponibile, invia fino a 20 file (15 MB ciascuno, 50 MB in totale) per un'elaborazione più lenta che può richiedere fino a 24 ore. Usa solo le impostazioni Automatico: un tipo di documento, una regione, un nome, un modello o campi personalizzati scelti non vengono applicati. Quando il batch termina, Esporta ZIP scarica tutti i risultati in una volta.

Foto da telefono e Scansiona in PDF

Le foto dei documenti cartacei vengono raddrizzate e ritagliate automaticamente prima di essere lette, quando DocSolved riesce a individuare i bordi della pagina. Con Usa la fotocamera, scegli Aggiungi un'altra pagina per fotografare un documento di più pagine; le foto vengono unite in un unico documento.

Ti serve solo un PDF pulito? Scegli Scansiona in PDF sotto la scheda di caricamento. Raddrizza e ritaglia le tue foto quando riesce a individuare i bordi della pagina, applica il Miglioramento che scegli (per esempio scala di grigi o bianco e nero) e le combina in un unico PDF da scaricare con Esporta PDF. Scansiona in PDF non estrae dati, non salva nulla tra i tuoi documenti e non usa pagine.

E-fatture strutturate (XML)

DocSolved legge le e-fatture KSeF FA(2) e FA(3), UBL 2.1 (incluse Peppol BIS e XRechnung) e CII (ZUGFeRD, Factur-X e XRechnung). Carica il file .xml (dove il lettore di e-fatture è abilitato), oppure un PDF Factur-X o ZUGFeRD con l'XML incorporato. I valori vengono letti direttamente dai dati strutturati, senza OCR né ipotesi dell'AI, e il risultato mostra Fattura elettronica. Dati esatti. Un file XML autonomo non ha una pagina da visualizzare, quindi non ci sono evidenziazioni su una pagina. Se un PDF contiene dati di e-fattura, viene letto da quelli e il tipo o il modello che hai scelto non viene applicato. Un caricamento XML costa una pagina; i file XML non possono essere uniti ad altri file né inviati con l'interruttore Elaborazione in batch.

Affidabilità: punteggio e prove

Quando un campo ha un punteggio di confidenza, questo è un segnale per il triage, non una verifica umana. Le e-fatture strutturate usano invece uno stato di fiducia dedicato, perché i valori si leggono dall'XML e non si indovinano. Rivedere o confermare un campo è un passo separato dall'estrazione.

DocSolved mostra da dove proviene un valore e segnala ciò che non ha potuto confermare.

Prova. Seleziona un campo e, quando può essere individuato, il frammento da cui è stato letto viene evidenziato nella pagina. Il PDF annotato mostra gli stessi riquadri dove sono disponibili.

Evidenziazione della fonte. I riquadri nell'anteprima sono contrassegnati come Valore individuato, Campo selezionato, Campo con un problema aperto, Posizione approssimativa o Riga di voce. I riquadri non sono colorati in base alla confidenza. Quando un campo ha un punteggio di confidenza, puoi vederlo aprendo il menu e scegliendo Mostra dettagli delle evidenze.

I riquadri grigio tenue nell'anteprima segnano tutto il testo riconosciuto da DocSolved, così puoi vedere quale testo è stato letto, e non solo i campi che ha associato.

Il riepilogo in cima a un risultato ti dice quanto puoi fidarti: Estrazione è Completata, Parziale (per esempio, sono state lette solo le prime 5 pagine di un PDF più lungo) o Non riuscito, Controlli automatici mostra Superati, il numero di problemi, Mantenuto come stampato (una differenza che hai scelto di accettare) o Non applicabile (tipi di documento per cui non vengono eseguiti controlli), Verifica umana mostra se una persona deve ancora completare la revisione e Informazioni mancanti elenca i valori attesi che non sono stati trovati. Quando è stata analizzata solo una parte di un PDF, un banner Analisi incompleta lo segnala e un revisore può scegliere Accetta analisi parziale.

Tipi di documento supportati

DocSolved rileva automaticamente il tipo, oppure puoi sceglierne uno prima di analizzare. I documenti con tipo definito hanno un insieme definito di campi. Quando l'AI legge il documento, vengono restituiti tutti i campi di quel tipo, e un valore che non ha trovato resta vuoto (è elencato tra i campi non trovati, e un campo chiave mancante viene segnalato). Se l'AI non è disponibile e DocSolved ricorre al riconoscimento di schemi, un campo compare solo quando è stato trovato un valore, quindi anche un campo chiave come le voci di riga può mancare del tutto; puoi aggiungerlo durante la revisione. Le esportazioni omettono i campi vuoti. I documenti generici non hanno una struttura fissa, quindi DocSolved restituisce tutti i campi con etichetta che trova.

Prima dell'analisi, l'elenco Tipo di documento offre Rilevamento automatico, Fattura, Ordine d'acquisto, Bolla di consegna, Ricevuta, Nota di credito, Nota di debito, Fattura proforma, Bolletta utenze e Avviso di rimessa. Gli altri tipi vengono riconosciuti automaticamente. Dopo l'analisi puoi cambiare il tipo di un documento salvato con Cambia tipo di documento nel menu del risultato; non viene ricaricato nulla e non parte una nuova analisi.

Legenda qui sotto: i Campi chiave vengono controllati per primi e segnalati se mancano. I campi Rilevato anche vengono compilati quando sono presenti nel documento.

Varianti regionali

Lo stesso tipo di documento può contenere dettagli diversi a seconda del paese o della regione. Scegli un Tipo di documento e poi una Regione (Automatico, UE (IVA), USA (imposta sulle vendite) o India (GST)) prima di analizzare, e DocSolved aggiunge i campi pertinenti. La regione si applica solo quando scegli un tipo di documento specifico; con Rilevamento automatico, o con l'interruttore Elaborazione in batch, l'elenco Regione non è disponibile. DocSolved rileva comunque la regione da partite IVA, valuta e formulazioni per i propri controlli, ma questo non aggiunge campi.

L'elenco Regione offre UE, USA e India. Se scegli una regione che non ha una variante per il tipo selezionato, viene semplicemente usato il tipo di base; non è mai un errore.

Crea il tuo tipo (modelli personalizzati)

Hai un documento che DocSolved non modella di serie (un referto di laboratorio, un modulo interno, un contratto specifico)? Apri Modelli e crea un tipo personalizzato con esattamente i campi che ti servono, poi scegli Modello salvato quando analizzi. Puoi anche partire da un risultato con Salva come modello nel suo menu. Per un insieme di campi occasionale senza salvare un modello, usa Estrazione personalizzata al momento del caricamento.

• Tipi di campo: testo, numero, importo, data, sì/no, organizzazione, persona, identificativo, elenco, tabella (con colonne personalizzate)
• Priorità di revisione: contrassegna ogni campo come Critico, Consigliato o Facoltativo, così il controllo di completezza sa cosa conta (i campi Critico e Consigliato mancanti vengono segnalati)
• Per partire da un tipo integrato, scegli Parti da un tipo di documento: i suoi campi vengono copiati nell'editor come punto di partenza e puoi modificarli, rimuoverli o aggiungerne altri. Modificare un modello salvato crea una nuova versione.
• Personale o spazio di lavoro: un modello è solo tuo (contrassegnato come Personale) oppure appartiene a uno spazio di lavoro. In uno spazio di lavoro qualsiasi membro può crearne uno, e il creatore (o un amministratore dello spazio di lavoro) può modificarlo.

Lingue

L'interfaccia di DocSolved è disponibile in inglese, tedesco, francese, spagnolo, polacco e italiano. Anche i documenti in molte altre lingue vengono letti, e le etichette di campo come Rechnung, Faktura e Facture vengono comprese. Cambia la lingua dell'interfaccia dal menu della lingua; la tua scelta viene ricordata.

Home

Home è il punto da cui iniziare ogni giorno. La prima parte mostra ciò che richiede la tua attenzione e dice Niente richiede la tua attenzione quando non c'è nulla.

• Richiede la tua attenzione ha due parti. Documenti da controllare conta i documenti i cui dati estratti richiedono la tua verifica; Controlla tutti gli N avvia una sessione di revisione su di essi, e Vedi elenco li apre in Documenti. Da gestire elenca ciò che i tuoi documenti ti chiedono di fare e che è in scadenza a breve, scaduto o ancora da confermare; Home mostra i primi e Vedi tutte le N azioni da gestire apre l'elenco completo.
• In arrivo elenca le date più vicine (fino a cinque nei prossimi 30 giorni), con Mostra altri nei prossimi 90 giorni per le restanti.
• Aggiunti di recente mostra i tuoi sei documenti più recenti, tuoi e dei tuoi spazi di lavoro, con i filtri Tipo e Spazio di lavoro e Visualizza tutti i documenti.
• Condivisi di recente compare finché hai link di condivisione attivi.
• Mentre i documenti vengono elaborati, una riga di avanzamento mostra quanti sono completati o non riusciti, con Vedi avanzamento.

Vedi tutte le N azioni da gestire apre l'elenco completo delle azioni da gestire. Vedi Azioni e date.

Verifica e correzione dei risultati

Apri un documento per vedere i suoi valori accanto alla pagina da cui provengono. Quando il documento richiede una revisione, la parte alta del risultato dice quanti problemi restano e Controlla N problemi ti porta al primo. Ogni problema spiega cosa ha trovato DocSolved e offre le risposte adatte, direttamente nella voce:

Puoi anche lavorare campo per campo:

• Modifica qualsiasi valore direttamente sul posto mentre la revisione è aperta: clicca, scrivi, fatto
• Conferma un campo per contrassegnarlo come verificato
• Aggiungi un campo mancante che l'IA non ha individuato
• Editor delle voci di riga per i documenti con una tabella di voci di riga (fatture, ordini d'acquisto, bolle di consegna, ricevute e simili): aggiungi, rimuovi e modifica righe in una tabella
• Fai clic su un campo per andare al suo testo di origine nella pagina ed evidenziarlo
• Ripristina valore estratto rimette ciò che era stato letto dal documento, se cambi idea
• Sono le tue modifiche a essere salvate, esportate e condivise, non l'output grezzo dell'IA

Esame dei problemi uno alla volta

Quando un risultato ha problemi aperti, un avviso sopra il documento mostra Problema 1 di N con una breve descrizione del problema.

• Problema successivo (o Mostra problema quando ne resta solo uno) apre il problema ed evidenzia il campo nella pagina.
• Salta problema, sul problema aperto stesso, passa oltre senza modificare il valore. Il problema resta aperto, così potrai tornarci più tardi.
• Nascondi riduce l’avviso a una piccola bolla che mantiene il conteggio. Selezioni la bolla per riaprirlo.
• Nella revisione di più documenti, Salta per ora registra un salto: il documento richiede comunque una revisione e resta nell’elenco.

Completare la revisione

Quando non resta nulla a cui rispondere, concludi con il pulsante principale. Per i tuoi documenti, e negli spazi di lavoro che non richiedono approvazione, si legge Accetta i dati estratti; in uno spazio di lavoro che richiede l'approvazione si legge Completa revisione, e dopo che sono state richieste modifiche si legge Risolvi e completa la revisione. Completare registra il tuo nome e l'ora, conferma i valori che lo meritano e blocca i campi. Puoi Riapri revisione più tardi se qualcosa va cambiato.

Rivedere più documenti di seguito

Per lavorare su una serie di documenti uno dopo l'altro, avvia una sessione di revisione da un controllo che nomina la serie: Controlla tutti gli N in Home, Controlla gli N documenti da revisionare in Documenti, oppure Controlla gli N che richiedono te dopo un caricamento di più file. Aprire una singola riga o un singolo link apre solo quel documento.

• La barra della sessione mostra Documento i di N, un elenco che puoi filtrare (per esempio per Saltati per ora) e ‹ Precedente.
• Finché un documento richiede ancora revisione, il pulsante avanti riporta Salta per ora: il documento resta in Da revisionare e viene elencato come saltato. Quando un documento è a posto riporta Documento successivo, e sull'ultimo Termina la revisione.
• Il riepilogo finale raggruppa i documenti (ancora da revisionare, rivisti da te, revisione già completata altrove e così via) e offre Controlla gli N rimanenti.
• Una sessione appartiene alla scheda del browser in cui è stata avviata. Se la lasci, Documenti mostra Riprendi e Termina la revisione.

Le domande sul fatto che un documento sia una copia o una versione più recente di un altro non vengono conteggiate come revisione.

Controlli, suggerimenti e Mantenuto come stampato

DocSolved segnala un documento quando ciò che ha letto è incompleto, incerto o incoerente.

Un errore di lettura o un errore nel documento?

Un controllo non superato ha una di tre cause, e si risolvono in modi diversi:

• Il valore è stato letto male (ad esempio 1.190 invece di 1190). Corregga il valore oppure accetti una lettura suggerita. La pagina stessa resta il riferimento.
• Il documento stesso è incoerente (ad esempio, i suoi totali non tornano). DocSolved non riscrive mai un valore stampato per far quadrare i conti, quindi non viene suggerito nulla. Scegli Mantieni come stampato: i valori restano come stampati, il controllo smette di bloccare il documento e la discrepanza resta visibile nel documento e nella sua cronologia.
• Il controllo non si applica a questo documento (ad esempio, una fattura senza IVA non ha un importo IVA da confrontare). Contrassegna quel valore come non applicabile (per un importo IVA mancante i pulsanti riportano Conferma come non applicabile oppure Conferma inversione contabile): il controllo non viene più conteggiato come non superato e la tua decisione viene registrata nella cronologia del documento.

DocSolved non tira mai a indovinare una lettura davvero ambigua. Converte un valore automaticamente solo quando esiste una sola lettura possibile; altrimenti te lo chiede, tranne che per le correzioni automatiche descritte più avanti, che richiedono che la pagina riporti il valore corretto.

Letture suggerite e correzioni automatiche

Per alcuni importi e date, il valore stampato può essere letto in più modi: un separatore decimale che potrebbe essere un separatore delle migliaia, oppure un giorno e un mese che potrebbero essere scambiati. Dove i suggerimenti sono attivi per quel tipo di valore, DocSolved procede in tre passaggi:

1. Controllo. Il valore viene confrontato con la pagina e con le altre cifre del documento.
2. Suggerimento. Se la pagina chiarisce quale lettura è corretta, tale lettura è contrassegnata come Suggerito. Prima vengono applicate le regole fisse; per alcuni valori può essere proposta una lettura con IA. In ogni caso, un suggerimento viene mostrato solo dopo aver superato un Controllo indipendente: è una lettura del valore stampato, la pagina lo conferma e non causa nuovi problemi nei controlli.
3. Decide Lei. Se nulla supera quel controllo, non viene suggerito nulla. Perché non viene suggerito nulla spiega il motivo, e la lettura la sceglie Lei.

Apra Come è stato verificato per vedere cosa mostra la pagina, cosa è stato letto e perché il suggerimento ha superato il controllo. Poi può:

• Selezionare la lettura Suggerito per confermarla.
• Scegliere un’altra lettura, o inserire un valore, per correggere lei stesso il campo.
• Ignora suggerimento per scartarlo e decidere lei.
• Annulla su un suggerimento accettato ripristina il valore precedente e riapre il problema. È disponibile finché il documento non viene modificato di nuovo o la revisione non viene completata.

Un suggerimento appartiene alla versione del documento per cui è stato fatto. Se il documento cambia prima, il suggerimento non si applica più e la lettura la sceglie lei.

Nessun suggerimento: se nessuna lettura supera il controllo, se il campo è di quelli che non vengono mai modificati da un suggerimento (come l'identità del fornitore, le partite IVA o i dati bancari), oppure se nel frattempo il documento è cambiato, la voce resta a te e ne spiega il motivo.

Una correzione automatica viene registrata nella cronologia della revisione come effettuata da DocSolved (riparazione automatica).

Dove i suggerimenti non sono disponibili, ogni voce attende semplicemente la tua risposta.

Mantenuto come stampato

DocSolved non riscrive i valori per far tornare i totali. Se gli importi stampati su una fattura non tornano, mantiene i valori mostrati nel documento originale e segnala l'incoerenza.

Se i valori sono giusti e la differenza è reale, scegli Mantieni come stampato sulla voce dei totali. Indica il motivo: Il documento stesso non torna (per esempio, un errore del fornitore) oppure I valori sono corretti; questo controllo non si adatta al documento (per esempio, righe di sconto o di spese), e aggiungi se vuoi una nota. Non viene ricalcolato nulla; la tua decisione viene registrata sul documento e nella sua cronologia di revisione, e il documento può diventare Pronto. Puoi annullarla finché la revisione non è completata.

Trovare e organizzare i documenti

Documenti elenca tutto ciò che hai salvato e tutto ciò che è condiviso con te nei tuoi spazi di lavoro.

• Schede di stato: Tutti, Da revisionare, Pronto e Non riuscito.
• Filtra per nome, numero o testo restringe l'elenco; la casella di ricerca in cima all'app cerca in tutti i tuoi documenti e nei loro contenuti. Se non vengono trovate tutte le parole, vedi le corrispondenze più vicine.
• Filtri: stato di revisione, stato di approvazione, attenzione (problemi di estrazione, possibili duplicati), tipo, spazio di lavoro, cartella, tag, versioni, data di aggiunta e importo. Salva come vista salvata una combinazione che usi spesso, e ordina per più recenti prima o più incerti prima.
• Anteprima rapida: su uno schermo largo (1200 pixel o più), selezionando una riga il documento viene mostrato in anteprima accanto all'elenco, con Apri per la vista completa (e Rivedi per un documento da revisionare).
• Azioni sulla riga: Condividi, Esporta e, quando è il passo successivo, Accetta i dati estratti. Il menu ⋯ aggiunge i passaggi di revisione e approvazione, Trova documenti correlati (per fatture, ordini d'acquisto, bolle di consegna e distinte di imballaggio), Visualizza duplicati, Rinomina, Fissa, Sposta nello spazio di lavoro o Rendi privato, ed Elimina.
• Seleziona più righe per condividerle, esportarle, archiviarle in una cartella, applicare tag, aggiungerle a una pratica, spostarle in uno spazio di lavoro o eliminarle insieme. Cartelle e tag servono solo alla tua organizzazione; non cambiano mai chi può vedere un documento.

Duplicati e versioni. Quando un documento ha lo stesso tipo, fornitore, numero, totale e data di uno salvato prima, quello successivo viene contrassegnato come Possibile duplicato, e Visualizza duplicati elenca le copie. Quando una versione più recente sostituisce un documento, quello vecchio riporta Sostituito da una versione più recente e viene nascosto dall'elenco, a meno che tu non includa le versioni sostituite.

Fornitori e clienti (menu dell'account) elenca i venditori e gli acquirenti confermati dai tuoi documenti. Puoi modificarli, unirli e archiviarli. DocSolved ricorda anche i dati bancari che legge per ogni fornitore e segnala una nuova fattura il cui conto è diverso da uno già visto; puoi rimuovere una voce memorizzata nella stessa pagina. La Dashboard analitica riassume i tuoi documenti salvati in riquadri e in un generatore di report.

Spazi di lavoro, ruoli e approvazione

Uno spazio di lavoro permette a un team di condividere documenti, modelli e pratiche. Sposta un documento in uno spazio di lavoro (Sposta nello spazio di lavoro…) per condividerlo con i suoi membri, oppure usa Rendi privato per riprenderlo. La fatturazione resta personale: ogni membro usa la propria dotazione di pagine e di spazio di archiviazione.

I tuoi documenti (privati) non hanno un passaggio di approvazione: completi la revisione e basta. Un amministratore dello spazio di lavoro può attivare Richiedi l'approvazione per i documenti in questo spazio di lavoro nelle Impostazioni dello spazio di lavoro. Da quel momento un revisore completa la revisione e sceglie Invia per approvazione, e un amministratore sceglie Approva documento, Richiedi modifiche (con un commento) oppure Rifiuta (con un motivo). Le modifiche richieste tornano al revisore come Correggi le modifiche richieste. La cronologia di approvazione del documento registra ogni passaggio.

L'approvazione è uno stato separato dall'estrazione e dalla revisione: un documento approvato è un documento che una persona ha convalidato. Le integrazioni dovrebbero avviare le scritture contabili dall'approvazione, non dall'estrazione.

Azioni e date

Dove i suggerimenti di azione sono attivi, DocSolved legge il testo dei tuoi documenti salvati per capire cosa ti chiedono, come pagare un importo, rinnovare, annullare prima di una scadenza, rispondere o firmare, e per le date importanti che menzionano. Ogni suggerimento si basa su una frase citata dal documento. Nella pagina del documento, apri Che cosa ti chiede questo documento per vederli; quelli importanti compaiono anche in Home.

I suggerimenti non sono attività finché non lo decidi tu. In Home, un suggerimento è contrassegnato come Suggerito da DocSolved. Per ogni voce puoi:

• Conferma come da fare (nel menu ⋯) per renderlo una delle tue cose da fare; Rimuovi dalle cose da fare lo toglie
• Segna come fatto (oppure Segna come pagato per un pagamento), oppure Ignora; Annulla riporta una voce fatta o ignorata a suggerita
• Mostra nel documento per vedere la frase da cui proviene
• Imposta data o Cambia data per inserire tu la data (offerto quando il documento non indica una data esatta, o quando la data potrebbe non essere aggiornata)
• Aggiungi al calendario per scaricare un file di calendario (.ics) con un promemoria il giorno prima

Le voci contrassegnate come Facoltativo sono offerte o consigliate dal documento, non richieste.

Come vengono calcolate le date

Una data è considerata esatta solo quando è stampata, oppure contata in giorni o settimane a partire da una data stampata sul documento. Le date esatte mostrano quanto sono lontane (per esempio tra 3 giorni o scaduta da 2 giorni). Quando una scadenza non può essere ricondotta a un giorno di calendario, come 14 giorni lavorativi dal ricevimento, DocSolved mostra le parole del documento stesso e spiega perché non c'è una data esatta. Se una data stampata può essere letta in due modi, ti viene chiesto Quale data?, e la voce non viene mai considerata scaduta finché non scegli.

Se correggi un valore da cui una data è stata calcolata, come la data della fattura, la data viene contrassegnata come La data potrebbe non essere aggiornata: controllala. Non cambia nulla finché non scegli la data giusta. Una data che imposti tu viene mostrata come data impostata da te e non viene mai contrassegnata come non aggiornata; cancellala per tornare alla lettura del documento.

Aggiungi al calendario è disponibile solo per una cosa da fare confermata con una data esatta non obsoleta.

Le copie e le versioni sostituite non ripetono le azioni da gestire: vengono mostrate insieme all'originale o all'ultima versione.

Documenti correlati e pratiche

Documenti correlati

Per una fattura, un ordine d'acquisto o una bolla di consegna, Trova documenti correlati (menu ⋯) cerca tra i tuoi documenti le controparti, per esempio in base al riferimento d'ordine o al fornitore. Ogni corrispondenza mostra perché è stata collegata e un'etichetta di corrispondenza (Corrispondenza alta, Corrispondenza media o Corrispondenza bassa), ed elenca le differenze come totali o valute diversi oppure voci di riga mancanti. Quando una fattura corrisponde sia a un ordine d'acquisto sia a una bolla di consegna, viene mostrato un riepilogo della corrispondenza a tre vie. Le corrispondenze sono suggerimenti da verificare, non relazioni verificate.

Pratiche

Una pratica raggruppa un ordine con le sue consegne, fatture e note di credito, così puoi confermare come sono collegati ed esportarli come un unico pacchetto.

1. Apri Pratiche e scegli Nuova pratica, oppure seleziona dei documenti in Documenti e scegli Aggiungi alla pratica.
2. Scegli chi può vederla: Solo io o un team. Una pratica del team può contenere solo documenti condivisi con quel team.
3. Aggiungi i documenti. Se hai scelto la checklist Ordine, consegna, fattura, nota di credito, mostra quali tra ordine, consegna e fattura sono presenti; una nota di credito è facoltativa.
4. Scegli Verifica collegamenti. DocSolved suggerisce collegamenti solo a partire dai riferimenti stampati sui documenti, come un numero d'ordine. Ogni collegamento è Da confermare finché non scegli Conferma o Rifiuta. Usa Collega due documenti per aggiungere tu un collegamento.
5. Segui le note Prossimo passo e Da risolvere finché la pratica non è completa, poi Esporta pacchetto per scaricare uno ZIP con un manifest che elenca tutto ciò che è ancora irrisolto.

Il riepilogo Totali confronta gli importi ordinati, fatturati e accreditati per valuta; i documenti in valute diverse non vengono sommati. Se un documento cambia o viene sostituito dopo che hai confermato un collegamento, il collegamento mostra Da ricontrollare. Confermare un collegamento non risolve le differenze tra i documenti. La scheda Grafo mostra gli stessi collegamenti. La scheda Cronologia mostra le date stampate sui documenti e quando le cose sono successe in DocSolved, come caricamenti, revisioni e decisioni sui collegamenti.

Esportazione

Scegli Esporta su un risultato o su una riga in Documenti. La finestra di esportazione raggruppa i formati; un formato che non si applica al documento è nascosto oppure mostrato in grigio con il motivo.

Le esportazioni che scarichi includono le tue correzioni e i suggerimenti accettati, non la lettura originale. Il PDF annotato fa eccezione: è una registrazione dell'analisi e non viene mai ridisegnato. Un link di condivisione serve lo snapshot creato insieme al link.

Il riepilogo in una frase viene scritto al momento dell'analisi del documento e non viene riscritto quando correggi o cancelli un valore. Dopo una correzione, la schermata e le esportazioni in JSON, foglio di calcolo (XLSX) e PDF indicano che il riepilogo è precedente alla correzione; i campi sono invece sempre aggiornati.

Esistono due diversi download ZIP. Dopo un caricamento in batch, Esporta ZIP sul batch scarica ogni documento completato come file JSON separato, come l'esportazione JSON singola. I file con lo stesso nome vengono numerati, ad esempio invoice.pdf (2).json. Il manifest.json incluso elenca ogni documento; quello che non è stato possibile esportare vi compare con l'errore export_failed invece di essere omesso.

Per esportare più documenti salvati, selezionali in Documenti e scegli Esporta, poi un formato. Ottieni un unico ZIP con un file per documento e un _export-manifest.json che elenca ogni documento selezionato come esportato, non disponibile o non riuscito. Se alcuni non hanno potuto essere esportati, un avviso indica quanti, e lo ZIP si chiama docai-export-partial-2-of-3.zip (per esempio) invece di un nome ordinario. Se nessuno ha potuto essere esportato, non viene scaricato nulla e ti viene spiegato il motivo.

Date e importi nei fogli di calcolo e nei file di contabilità usano un unico formato standard. L'esportazione non dipende dalla revisione né dall'approvazione, quindi controlla lo stato del documento prima di fare affidamento su un'esportazione.

Condivisione sicura

Devi inviare un risultato a un collega, a un cliente o a un revisore? Scegli Condividi su un documento salvato. La finestra ha quattro passaggi:

1. Impostazioni: un'etichetta facoltativa, Link pubblico o Solo team (per i documenti in uno spazio di lavoro), la scadenza (1, 7, 30 o 90 giorni), se i destinatari possono scaricare le esportazioni, se includere una copia oscurata del PDF e se mostrare il tuo nome (il nome del tuo account, non la tua e-mail).
2. Campi: scegli per ogni campo se mostrarlo per intero, mascherato o nascosto. DocSolved prima analizza i campi alla ricerca di dati sensibili come e-mail, numeri di telefono, conti bancari, codici fiscali e identificativi nazionali, date di nascita, nomi e indirizzi, e maschera o nasconde i valori ad alta sensibilità che trova. Se la scansione non può essere eseguita, ogni campo parte nascosto, e lo stesso vale per ogni campo di un risultato di estrazione personalizzata.
3. Verifica: controlla il riepilogo e, per una copia oscurata, l'anteprima pagina per pagina. Trascina su una pagina per oscurare aree aggiuntive. Conferma di aver rivisto ciò che verrà condiviso, poi scegli Crea link.
4. Fatto: copia il link, invialo per e-mail oppure scegli Vedi cosa vede il destinatario.

• Revoca. Puoi revocare un link in qualsiasi momento, ma una copia che qualcuno ha scaricato non può essere richiamata.
• Copia oscurata (copia sicura, Beta). Ogni valore non condiviso per intero viene oscurato, e i codici QR e i codici a barre lo sono sempre. Prima che il link venga creato, DocSolved rilegge la copia e la controlla; se un valore nascosto è ancora leggibile, il link non viene creato. Sono coperti solo i campi acquisiti da DocSolved; il testo sensibile altrove nella pagina (piè di pagina, timbri, testo libero) può restare visibile, quindi controlla l'anteprima prima di condividere. Se il controllo non riesce, non viene condiviso nulla; puoi coprire le aree segnalate, nascondere il campo, ricontrollare, oppure creare il link senza il PDF oscurato. Una copia oscurata richiede che il file originale sia conservato insieme al documento e una posizione rilevata nella pagina per ogni campo che oscuri o nascondi; un campo che ne è privo deve restare mostrato per intero, altrimenti la copia oscurata non può essere creata.
• I link solo per il team si aprono solo per i membri dello spazio di lavoro che hanno effettuato l'accesso, senza alcun token pubblico.
• Più documenti: seleziona fino a 40 righe in Documenti e scegli Condividi per un unico link con i loro valori (mascherati per impostazione predefinita; i nomi dei file e i riepiloghi restano fuori dal link). Un PDF oscurato è disponibile solo quando si condivide un singolo documento.
• Gestione dei link: il documento elenca i suoi link come Attivi, Revocati o Scaduti, con le visualizzazioni e Revoca. Il link stesso viene mostrato solo quando lo crei, quindi Apri e Copia link funzionano solo nella stessa scheda del browser.

Il filtraggio dei campi avviene sul server quando il link viene creato: il link contiene solo i campi che hai scelto e i destinatari vengono serviti da quello snapshot.

Un link mostra un'istantanea del documento com'era al momento della creazione. Se correggi un valore in seguito, i link esistenti non cambiano: continuano a mostrare la versione precedente, e il link nel tuo elenco indica che il documento è stato modificato. Per condividere la versione corretta, revoca il link e creane uno nuovo. Un link creato dopo una correzione mostra i valori corretti; se include il riepilogo, una nota accanto indica che la frase è stata scritta prima della correzione.

Novità e registro delle modifiche

Novità nella navigazione elenca le modifiche al prodotto che puoi usare, dalla più recente. Mostra gli aggiornamenti pubblicati che sono rilevanti per il tuo account (per esempio il tuo piano, il ruolo nello spazio di lavoro o la regione) e disponibili nella versione di DocSolved che stai usando. Un puntino segna gli aggiornamenti che non hai ancora visto; un aggiornamento conta come visto una volta che ti è stato mostrato, e Segna tutto come letto li cancella tutti.

• Ogni aggiornamento ha una categoria (Novità, Migliorato, Corretto, Azione richiesta, Deprecato o Problema noto), una data e a volte un pulsante che ti porta alla funzione. Un aggiornamento che è stato modificato in modo sostanziale mostra Aggiornato con la data.
• Mostra aggiornamenti e modifiche precedenti elenca tutto ciò che ti è stato annunciato, con il suo stato attuale, per esempio Disponibile, Non disponibile ora o Ritirato.
• Se non c'è nulla in elenco, vedi Sei aggiornato, con un link Vedi il registro delle modifiche completo al registro delle modifiche pubblico. Un elenco vuoto è normale: non ogni modifica a DocSolved viene annunciata.

Il registro delle modifiche è pubblico. Inizia con In evidenza, poi Cronologia completa delle versioni, raggruppata per mese, dal più recente. Le note di rilascio precedenti al 13 ottobre 2026 sono conservate come scritte e contrassegnate come Archiviato; descrivono cosa è cambiato allora, non ciò che è disponibile oggi.

Acquisizione e-mail e automazione dell'approvazione

DocSolved può accettare allegati inoltrati da Postmark, Mailgun, SendGrid, Amazon SES, Make, n8n o un altro adattatore. DocSolved non ospita una casella di posta né analizza direttamente payload e-mail specifici del provider: il provider riceve il messaggio, filtra lo spam, estrae gli allegati e li invia all'API di acquisizione e-mail di DocSolved.

1. Crea una chiave API con l'ambito extract (aggiungi history se vuoi leggere anche i documenti salvati) in Impostazioni sviluppatore.
2. Configura il provider e-mail o il flusso di automazione con un ID messaggio stabile e uno spazio dei nomi stabile per provider/account.
3. Facoltativamente, includi uno spazio di lavoro affinché gli allegati entrino nella coda di revisione e approvazione di quello spazio.
4. Rivedi i campi incerti, completa la revisione e lascia che un approvatore autorizzato approvi il documento.
5. Usa il webhook firmato document.approved, non document.completed, per avviare una scrittura contabile o un'esportazione.

La consegna dei webhook è durevole e viene ritentata automaticamente. Se un evento durevole non può essere accodato dopo ripetuti tentativi, appare in Impostazioni sviluppatore → Eventi che richiedono attenzione, dove puoi riprodurlo dopo aver corretto la causa.

Per i campi multipart, gli esempi di risposta, la verifica delle firme e la configurazione di Make/n8n, consulta la documentazione API.

Consigli per i risultati migliori

• Carica il PDF originale quando ne hai uno: i PDF basati su testo vengono letti in modo più preciso rispetto alle foto
• Carica l'XML di una e-fattura quando ce l'hai: i suoi valori sono esatti.
• Per foto/scansioni: buona illuminazione, pagina intera inquadrata, inclinazione minima
• Scegli tipo/regione se già li conosci: elimina le supposizioni
• Con Mostra dettagli delle evidenze attivo, un campo può mostrare un indicatore di confidenza: quelli verdi sono i meno probabili da dover controllare; quelli ambra e rossi meritano un'occhiata. La confidenza è un segnale per il triage, non una verifica.
• Dividi i PDF lunghi nei loro veri documenti quando li carichi, così ognuno ottiene le proprie pagine (fino a 5 per documento) e il proprio risultato.
• Usa un tipo personalizzato per i documenti interni ricorrenti per ottenere ogni volta campi coerenti e con nome

Pagine e limite

DocSolved misura l'utilizzo in pagine: analizzare una pagina di un documento usa una pagina della tua dotazione. Ogni nuovo account parte con 100 pagine gratuite, una dotazione iniziale una tantum senza scadenza. Con un piano a pagamento, a ogni ciclo di fatturazione il tuo saldo viene riportato alla dotazione mensile del piano; ciò che resta viene conservato e la dotazione non viene aggiunta in più.

• Ogni pagina analizzata viene conteggiata una sola volta, alla stessa tariffa per caricamento web, batch, acquisizione via e-mail e API. Un'analisi non riuscita non viene addebitata, e una pagina non viene addebitata quando l'AI non era disponibile o non è stato possibile leggere nulla (entro un limite mensile). Rianalizzare un documento salvato ne addebita di nuovo le pagine; correggere un campo è gratuito. I nuovi tentativi del provider non addebitano due volte un allegato completato.
• Le pagine lasciate non analizzate dopo una divisione non vengono addebitate, e non viene addebitato nulla per i file che non sono stati caricati.
• Una scansione di sensibilità AI durante la condivisione, quando serve, costa una pagina per documento (mostrata prima di attivarla).
• Visualizzazione, esportazioni, Scansiona in PDF, dashboard e condivisione senza scansione AI sono gratuite.
• Quando il saldo che ti resta non può coprire un documento, o raggiunge zero, l'analisi viene rifiutata e viene mostrato un invito all'upgrade. Nulla viene eliminato. I risultati salvati restano finché non li rimuovi.

Impostazioni account mostra il tuo piano, le pagine rimanenti, l'uso dello spazio di archiviazione e una tabella Utilizzo e pagine con ciò che è stato addebitato. Piani e prezzi sono nella pagina dei prezzi.

Limiti in breve

Il limite di dimensione del caricamento è indicato nella scheda di caricamento. I limiti di documenti e di archiviazione dipendono dal tuo piano.

Domande frequenti